Situace
Společnost spravuje pro klienty různé certifikační testy založené na webu. Každý klient má k dispozici několik testů a posílá studenty do certifikačního střediska, kde skládají zkoušky. Když se studenti dostaví ke zkoušce, mají připraven elektronický test obsahující čárový kód, který je přiřazen jejich studentskému účtu. Po dokončení jsou testy ve středisku vytištěny ke zpracování.
Certifikační společnost musí klientům nahlásit, kdo absolvovat test a o jaký test se jednalo. Dále předá vlastní test a jeho výsledky.
Řešení
Přizpůsobená workflow YSoft SafeQ jsou vytvářena pro každého klienta s použitím funkce zvýrazňovače textu a funkce rozpoznávání čárového kódu.
Workflow
Na konci pracovní doby manažer certifikačního střediska sesbírá všechny testy a výsledky testů a rozdělí je podle jednotlivých klientů. Zvýrazňovačem označí název testu a název výsledků testu. Pro každého klienta používá předdefinované workflow, které automaticky a naráz skenuje všechny dokumenty a zařazuje je do složky klienta v cloudu, kde k nim má klient přístup.
YSoft SafeQ vytváří PDF pro každý test a výsledky testů s použitím zvýrazněného textu jako součásti názvu souboru. Rovněž číslo studentského účtu je součásti názvu souboru. Čárový kód zajišťuje, že jsou dokumenty umístěny do správné studentské složky klienta. Není-li nalezena shodná složka, je vytvořena nová složka.
Proces skenování je zopakován pro každého klienta. Tímto způsobem manažer certifikačního střediska pouze vybere klienta. Žádné další informace nepotřebuje. YSoft SafeQ automaticky doručí správný test a výsledek testu do složky klienta k dalšímu zpracování.