Situace
Vládní instituce má povinnost archivovat dokumenty týkající se staveniště a stavby tak, aby bylo možné obsah snadno vyhledávat a používat řadu let. V některých případech je nutné uchovávat dokumenty i déle než 100 let. S tím jsou spojeny vysoké náklady na úložné místo a skladování papírových dokumentů.
Řešení
Předdefinované skenovací workflow YSoft SafeQ , které je k dispozici na libovolném MFD v organizaci, automaticky konvertuje papírové dokumenty na standardní prohledávatelný digitální formát standardu ISO pro archivaci v PDF. Workflow také zahrnuje automatické doručování digitálních dokumentů do systému správy dokumentů v místě podle čísla případu.
Workflow
Místní státní úředník Thomas přijímá od developerů dokumenty související se stavebním povolením. Dokumentace obsahuje stavební plány, povolení, certifikace apod.
Thomas protáhne svou ID kartu čtečkou na MFD (multifunkční zařízení) ve své kanceláři a vybere předdefinované skenovací workflow ze seznamu osobních workflow v uživatelském rozhraní. Thomas vybírá číslo případu stavebního povolení ze seznamu možností, které se načítají z databáze stavebních povolení, a rychle skenuje dokumenty.
Skenované dokumenty jsou automaticky zpracovány systémem OCR (Optické rozpoznávání znaků), konvertovány na prohledávatelný formát PDF vhodný k dlouhodobému uchovávání (PDF/a) a směrovány do správného umístění v úložišti systému správy dokumentů.