SITUACE
Přihlášky studentů musí obsahovat doklady o jejich způsobilosti a totožnosti. Tyto jsou obvykle zasílány jako tištěné dokumenty. Pracovník studijního oddělení spravuje proces přijímacího řízení. Vytvoří pro každého studenta složku a následně setřídí formulář přihlášky a veškerou podpůrnou dokumentaci pro každého studenta. Ty jsou uloženy do složky příslušných studentů. Po dokončení těchto úkonů informuje vedoucího přijímacího řízení, že formuláře přihlášek jsou připraveny k posouzení. Tím je spuštěna fáze posuzování přihlášek. Záznamy provázejí každého studenta nejen celým přijímacím procesem, ale po celou dobu jeho studia.
ŘEŠENÍ
Workflow definuje cílové umístění digitálních dokumentů na sdíleném síťovém disku. Workflow je konfigurováno tak, aby snímalo data uložená v čárovém kódu identifikující číslo studenta a typ dokumentu. Je zde také možnost informovat vedoucího přijímacího řízení a propojit ho přímo se složkami studentů při přijetí nových dokumentů. V průběhu studia přibývají workflow pro kvalifikaci u zkoušek a další rutinní dokumenty. Pokyny pro cílové složky jsou stejné, takže všechny dokumenty jednotlivých studentů jsou uloženy pohromadě. Pro každý typ dokumentu je nakonfigurováno workflow s vlastní podsložkou.
WORKLFOW
Heidi se hlásí na univerzitu. Obdržela formulář přihlášky společně s pokyny, jak ho vyplnit a jaké dokumenty k přihlášce přiložit. Formulář přihlášky je opatřen čárovým kódem, který obsahuje její jedinečné číslo studenta. Heidi odesílá vyplněný formulář a požadované dokumenty jako tištěné dokumenty.
Brian, pracovník studijního oddělení univerzity, se protažením své ID karty přihlásí k multifunkčnímu zařízení(MFD) univerzity. Zobrazí se mu workflow, která může používat. Z nabídky vybere předdefinované skenovací workflow pro přihlášky studentů a vloží dokumenty do podavače. To může udělat současně pro mnoho studentů.
Digitální dokumenty jsou automaticky směrovány do Heidiny složky díky informacím v jedinečném čárovém kódu. Vedoucí přijímacího řízení obdrží e-mail, že Heidina přihláška je kompletní a je připravena k ověření a posouzení. E-mail obsahuje odkaz přímo do Heidiny studentské složky.
Dokumenty lze do Heidiny složky přidávat po celou dobu jejího studia, a to prostřednictvím řady automatizovaných workflow, z nichž každé lze konfigurovat tak, aby směrovalo jiný typ dokumentů. Například pro výsledky zkoušek lze vytvořit skenovací workflow, které bude dokumenty ukládat do podsložky Výsledky zkoušek na základě čárového kódu, který identifikuje studenta a typ dokumentu.