CZ

Kredit a účtování

Organizace, kde je třeba náklady na tisk, skenování a kopírování účtovat klientům nebo rozúčtovávat na jednotlivé projekty potřebují přesné a snadné účetnictví. Modul Credit and Billing (Kredit a účtování) alokuje a sleduje náklady. Modul také může spravovat služby placeného tisku (pay for print) s uživatelskými účty.
Kredit a účtování

Výhody

Přesné účetnictví pro alokaci nákladů

Přesné účetnictví pro alokaci nákladů

Modul Kredit a účtování sleduje a reportuje účtovací kódy zadané uživatelem a nabízí tak snadné účtování a sledování. Organizace mohou používat kódy rozpočtových středisek nebo klientské kódy ke sledování nákladů na tisk, skenování a kopírování. Zařízení lze konfigurovat tak, aby uživateli nabízelo seznam účtovacích kódů nebo čísel projektů.

Informovaná rozhodnutí, méně plýtvání

Informovaná rozhodnutí, méně plýtvání

Díky Kreditu a účtování mohou uživatelé předem znát náklady na chystanou tiskovou úlohu. Zobrazí se v okně zpráv pro uživatele. Uživatel se pak může rozhodnout pro nákladově efektivnější zpracování úlohy. Může si například před tiskem vybrat převedení barevné úlohy na černobílou nebo zvolit oboustranný tisk.

Pro 3D tisk je k dispozici software DeeControl, který převádí 3D model do tiskového jazyka, a informuje uživatele o přibližné spotřebě filamentu ještě před zahájením tisku.

Řízené služby placeného tisku (pay for print)

Řízené služby placeného tisku

Organizace jako vzdělávací instituce, veřejné knihovny či hotely a byznys centra, které přijímají platby za 3D a 2D tisk, kopírování a skenování, mohou využít modul Credit and Billing v kombinaci s naším Platebním automatem YSoftk automatizaci převádění peněz na uživatelské účty. Některé organizace přidělují zaměstnancům nebo studentům určitou kvótu na bezplatný tisk, a účtují poplatky jen po překročení daného limitu. Kredit a účtování lze použít i pro tuto konfiguraci, přičemž personál může ke správě používat webovou aplikace Cash management.
Kvóty tisku ke kontrole nákladů

Kvóty tisku ke kontrole nákladů

Organizace, které chtějí naplno využívat úspor nákladů prostřednictvím řízených tiskových služeb (MPS) mohou nastavit kvóty tisku a tím zajistit kontrolu nákladů prostřednictvím zásad využívání tisku pro všechny multifunkční zařízení v organizaci. Správci mohou nastavit sdílené nebo individuální kvóty vytištěných stránek pro uživatele či nákladová střediska tak, aby bylo dosaženo cílů stanovených MPS kontraktem.

KREDIT A ÚČTOVÁNÍ

Modul Credit and Billing (Kredit a účtování) také umožňuje zvýšit tržby prostřednictvím placených tiskových služeb a přesného rozúčtování nákladů.

Kredit a účtování nabízí flexibilitu a kontrolu potřebné k vyúčtování nákladů na tisk, kopírování a skenování. Jako praktické, časově úsporné a snadné řešení pro placené tiskové služby mohou být uživatelé rovněž předem informováni o nákladech na jejich tiskovou úlohu, což podporuje uvážlivější využívání tisku a úsporu nákladů.

Tento modul nabízí tři způsoby, jak snížit nebo získat zpět náklady a zvýšit příjmy:

  • Účtujte uživatelům náklady na 3D i 2D tisk, kopírování a eskování a motivujte je tak k hospodárnějšímu jednání.
  • Pomocí účtovacích kódů lze tiskové služby přiřadit jednotlivým projektům.
  • Náklady na tisk, kopírování a skenování lze zahrnout do reportů pro správce nebo vedení podniku. Na jejich základě pak lze zavádět opatření proti plýtvání nebo ke snížení nákladů.

Účtovací funkce

Účtovací funkce v modulu Credit and Billing nabízejí řadu funkcí ke snížení nákladů organizace:

  • Správce může vytvářet ceníky pro specifické tiskárny, jednotlivé uživatele a nákladová střediska.
  • Uživatelé mohou sledovat náklady svých úloh 3D tisku, 2D tisku, kopírování a skenování. Náklady na papír, kopírování a skenování dané úlohy se mohou zobrazovat přímo na MFD nebo tiskárně YSoft be3D při práci na 3D modelech.
  • Účtovací kódy umožňují účtovat náklady uživatelům a klientům.
  • Náklady mohou být zahrnuty do reportů YSoft SafeQ Reports a vedení podle nich může rozhodovat o tom, zda jsou zapotřebí opatření na úsporu nákladů.

Správce může nastavit účtovací kódy, které vaší společnosti umožní spravovat a sledovat náklady podle uživatelů, oddělení, projektů a nákladových středisek. Například když lidé z různých oddělení pracují společně na více různých projektech pro různé klienty, můžete sledovat náklady pro každého specifického klienta a odpovídajícím způsobem účtovat.

Uživatel může vybrat příslušný účtovací kód pro svou úlohu při jejím odesílání prostřednictvím klienta YSoft SafeQ na svém počítači nebo může vybrat kód na tiskárně z možností zobrazených na terminálu YSoft SafeQ.

Správa účtovacích kódů je snadná a lze ji provádět hromadně:

  • Účtovací kódy lze importovat ze souboru CSV.
  • Účtovací kódy lze přiřadit nákladovým střediskům, čímž odpadne potřeba definovat kódy pro jednotlivé uživatele.

Chcete-li ještě dále snížit náklady, může vaše organizace kontrolovat nadměrné využívání tisku zablokováním některých tiskových úloh nebo účtováním úloh uživateli. Je-li organizace vzdělávací institucí, bývá tato funkce často zásadní.

Modul YSoft SafeQ Credit and Billing (Kredit a účtování) umožní vaší organizaci definovat zásady včetně kvót na bezplatné služby. Toho je dosaženo vydáním virtuálního kreditu, který může automaticky doplňovat účet tiskových služeb uživatele dle předem definovaných zásad. Pokud uživatel překročí přidělenou kvótu nebo pokud si bude vaše organizace přát tiskové služby zpoplatnit, může použít modul Kredit a účtování k zavedení placených služeb prostřednictvím osobního kreditního účtu.

Informace o tom, kolik může uživatel utratit, se zobrazují na terminálech YSoft SafeQ nebo na samoobslužném portálu YSoft Payment Machine.

Když uživatel překročí povolenou kvótu (limit svého virtuálního kreditu) a libovolný zakoupený osobní kredit, zobrazí se na terminálu oznámení.

Cash Desk ke webová aplikace umožňující určeným zaměstnancům spravovat uživatelské účty oproti přijetí hotovosti za navýšení kreditu. Cash Desk může být pro vaši organizaci vhodným řešením, máte-li nepočetnou uživatelskou základnu a/nebo pokud nepotřebujete mnoho účetních operací. Například pokud vám stačí pro většinu uživatelů virtuální kredit.

Cash Desk umožňuje určenému správci navyšovat kredit na účtech uživatelů, refundovat osobní kredit nebo vracet peníze, nebyla-li tisková úloha zdárně dokončena (např. z důvodu zaseknutí papíru v tiskárně).

Uživatelé mohou být okamžitě informováni o tom, že jejich kreditní zůstatek poklesl pod definovanou částku. Upozornění je zasláno okamžitě, jak zůstatek klesne na definovanou částku. Uživatelé si tak mohou ihned svůj účet dobít dřív než budou potřebovat tisknout nebo kopírovat. Uživatelé, kteří budou chtít tisknout nebo kopírovat s nedostatečným kreditem, mohou být zablokováni.

Také mohou být odesílána oznámení informující držitele účtu o transakcích. To slouží k upozornění uživatelů, pokud byl jejich účet použit bez jejich vědomí. Účty osobních kreditů představují skutečné peníze, takže je zde riziko neautorizovaného použití. Pokud nebyla transakce autorizována, může uživatel požádat správce o refundaci a neautorizovaná částka mu bude vrácena na účet.

Kromě toho jsou při 3D tisku zasílána upozornění na dokončení tiskové úlohy. Upozornění informují také správce 3D tiskárny na problémy s tiskárnou (například když je třeba doplnit filament). Veškerá upozornění je možné plně přizpůsobit a lze je nastavit podle zásad a potřeb organizace.

Organizace s velkým provozem tiskových systémů mohou snížit náklady na správu zavedením samoobslužných procesů pro uživatele.

V rámci samoobsluhy si uživatelé mohou například dobíjet svá konta přes platební bránu. K tomu mohou používat účet PayPal nebo svou platební kartu. Do samoobslužných funkcí lze snadno integrovat celou řadu platebních bran, které jsou na trhu k dispozici.

Chce-li vaše organizace zpoplatnit 3D tisk, 2D tisk, skenování a kopírování, může použít modul Credit and Billing (Kredit a účtování) k tomu, aby si uživatelé mohli nakupovat osobní kredity a používat je k úhradě daných služeb.

Osobní kredit lze použít také k nákupu služeb ve spojení s libovolnou dostupnou kvótou virtuálního kreditu. Modul Kredit a účtování umožní vaší organizaci zvolit si takový způsob nákupu osobního kreditu, který bude uživatelům nejlépe vyhovovat: přes Cash Desk, prostřednictvím platební brány, kupóny nebo samoobslužným platebním automatem.

Efektivním způsobem snižování nákladů je informovanost uživatelů o nákladech na jejich tiskovou, kopírovací nebo skenovací úlohu, ještě předtím, než danou úlohu odešlou na multifunkční zařízení nebo 3D tiskárnu. Pro maximální účinnost jsou příslušné odhady nákladů zobrazovány na displeji MFD. V rozhraní tiskárny YSoft be3d se zobrazuje odhad spotřeby filamentu. Uživatel se pak může rozhodnout pro nákladově efektivnější zpracování úlohy. Uživatel se například může rozhodnout, že úlohu nevytiskne barevně, ale černobíle. Nebo přepracuje 3D model tak, aby byl tisk jeho dílů efektivnější. Nebo může u prvního prototypu nastavit nižší kvalitu tisku.

V některých prostředích není instalace aplikace YSoft SafeQ Client na pracovní stanice možná. V takovém případě mohou uživatelé získat odhad ceny tisku u tiskárny prostřednictvím integrovaného nebo externího terminálu YSoft SafeQ.

Uživatelé obvykle tisknou, kopírují a skenují na celé řadě různých zařízení. Správci mohou nastavit různé ceníky pro každou MFD na základě skutečných nákladů na tisk, kopírování a skenování. Cena každé úlohy je kalkulovány podle toho, které zařízení ji provede.

Modul YSoft SafeQ Credit and Billing (Kredit a účtování) pomáhá organizacím minimalizovat nepřímé náklady náklady na tisk. Například lze vytvářet samostatné ceníky pro vybrané zaměstnance (např. manažery). Ceník může obsahovat nejen ceny jednotlivých úloh, ale také jejich čas. Tento typ ceníků lze vytvářet také pro nákladová střediska.

Předdefinované šablony usnadňují správcům tvorbu ceníků. Každou šablonu lze propojit se specifickou tiskárnou, uživatelem nebo nákladovým střediskem.

Virtuální kredit představuje množství bezplatných tiskových služeb dostupných pro uživatele. Po přiřazení správcem jej uživatel nemůže vyčerpat jinak než postupným používáním na tisk, kopírování a skenování.

Kvóty virtuálního kreditu lze vytvářet pro zaměstnance nebo studenty, pro tisk, kopírování a skenování.

Za účelem snížení administrativních úkonů modul YSoft SafeQ Credit and Billing umožňuje správcům definovat periodické dobíjení kreditů tak, aby měli uživatelé k dispozici vždy určitý kredit na určité období. Nevyčerpané kredity lze převádět do dalšího období.

Možná budete chtít automatizovat proces dobíjení prostřednictvím kupónů, pokud organizace:

  • Potřebuje dobíjet účty často.
  • Nechce umožňovat elektronické platby.
  • Nechce mít vyhraněného pracovníka, který bude přijímat hotovost.

Kupóny jsou jedinečné kódy, které lze uživatelům předávat v papírové nebo elektronické podobě. Správce může jednorázově nadefinovat velké množství kupónů, snadno je exportovat jako šablony a vytisknout je na karty. Tyto karty jsou pak prodávány uživatelům (buď prostřednictvím automatu nebo recepčního). Uživatelé je pak použijí k aktivaci samoobslužného tisku.

Platební automat YSoft SafeQ

Při použití v kombinaci s modulem Credit and Billing (Kredit a účtování) nebo 3D tiskárnou YSoft be3D eDee umožňuje tento samoobslužný platební terminál uživatelům vkládat peníze na svůj účet v mincích či bankovkách příslušné měny. Platební automat YSoft je zabezpečený proti krádežím a automaticky odešle zprávu správci v případě detekce snahy o zneužití.

Automatické posílení řízení tisku

Řada organizací potřebuje zahrnout využití tisku do podnikových zásad úspory nákladů a šetrnosti k životnímu prostředí. Například zásady společnosti mohou předepisovat, že velké dokumenty budou vždy zachovávány v digitálním formátu a nikdy nebudou tisknuty. Při použití modulu Tisku na základě pravidel v kombinaci s modulem Credit and Billing (Kredit a účtování) může správce vytvořit pravidlo, které automaticky odmítne takové úlohy a odešle uživateli oznámení, že úloha byla odmítnuta na základě zásad společnosti.

Modul Kredit a účtování je dostupný v těchto Y Soft produktech:

YSOFT SAFEQ – PLATFORMA WORKFLOW ŘEŠENÍ

YSOFT SAFEQ – PLATFORMA WORKFLOW ŘEŠENÍ

 

Systém YSoft SafeQ byl navržen jako platforma. Stávajícími pilíři této platformy jsou správa tisku, digitalizace dokumentů a správa 3D tisku..

Naše řešení dodáváme ve formě sad, které poskytují maximální hodnotu. Jednotlivé moduly však lze nakupovat i samostatně. Při přidávání nových modulů nebo softwarových sad lze již používané moduly sdílet mezi novými prvky, takže vaše investice je ochráněná.

Sady nebo moduly platformy YSoft SafeQ prodáváme ve formě časově neomezených licencí nebo formou předplacené služby. YSoft SafeQ můžete instalovat lokálně nebo do privátního či hybridního cloudu.

MÁTE ZÁJEM O PRODUKTY Y SOFT?

Kontaktujte nás s použitím následujícího odkazu a dozvíte se, jaké možnosti budou pro váš podnik nejlepší.
US