CZ

Tisk podle pravidel

Modul tisku na základě pravidel je nezbytný pro snížení nákladů a plýtvání i dodržování podnikových zásad v oblasti tisku. Správci mohou flexibilně nastavovat pravidla podle potřeb organizace a uživatelů.

Ať už potřebuje vaše organizace snížit náklady, zvýšit zabezpečení nebo snížit ekologické dopady, modul tisku na základě pravidel podpoří tyto cíle.

Tisk podle pravidel

Výhody

Úspora nákladů

Úspora nákladů

Správci mohou vytvářet pravidla zajišťující dodržování zásad řízení tisku a dosahovat skutečných úspor. Mezi běžná pravidla pro úsporu nákladů podle vašeho tiskového, skenovacího a kopírovacího prostředí patří např. vynucený oboustranný tisk, zákaz barevného tisku a možnost vymazání již nepotřebných úloh z tiskové fronty. Pravidla mohou rovněž uživatele motivovat k tomu, aby byli uvážlivější a netiskli zbytečně. Prostřednictvím pravidel tiskových služeb lze automaticky realizovat a prosazovat podnikové zásady, zatímco reporty budou poskytovat informace o dodržování těchto zásad a dosažených úsporách včetně úspor vzniklých zrušením úloh.
Zvýšené zabezpečení

Zvýšené zabezpečení

Mezi pravidla řízení tisku mohou patřit různá bezpečnostní opatření pro citlivé nebo důvěrné dokumenty. Správci mohou používat modul tisku na základě pravidel k zajištění požadovaného zabezpečení jako např. povinný tisk vodoznaku či jiná opatření.
Zvýšit efektivitu

Zvýšit efektivitu

Na základě typu dokumentu mohou administrátoři vytvářet pravidla pro směrování úloh na nákladově nejefektivnější tiskové zařízení. Tiskovou úlohu s 200 černobílými stranami lze vytisknout ekonomičtěji na zařízení vhodném pro černobílý tisk, s nižšími náklady na papír a výstup. Jedná se o další způsob, jak YSoft SafeQ pomáhá snižovat náklady na tisk. V případě nastavení přesměrování tiskových úloh na základě pravidel, obdrží uživatel informaci o tom, na kterém multifunkčním zařízení bude úloha vytištěna.

TISK NA ZÁKLADĚ PRAVIDEL

Organizace potřebují podnikové workflow řešení podporující zásady řízení tisku za účelem snížení nákladů, zvýšení bezpečnosti nebo zabránění plýtvání. Modul YSoft SafeQ Rule-Based Engine obsahuje výchozí pravidla a další pravidla si můžete nadefinovat. Tisk na základě pravidel maximalizuje efektivitu MFD a dalších síťových tiskáren a pomáhá snižovat náklady při současném snížení zátěže správců a IT personálu.

Efektivita tiskového prostředí vaší organizace závisí na třech faktorech:

Tiskové úlohy lze automaticky přesměrovat například na menší tiskárnu v blízkosti stolu uživatele. Pravidla umožňují uživatelům přijímat oznámení o tiskových úlohách. Také lze automaticky spouštět skripty, aby byly činnosti související s tiskem snazší a méně časově náročné.

Efektivita každé tiskárny závisí na tom zda je používána optimálně k poskytování určité funkce v rámci celého tiskového prostředí. Například tisk na základě pravidel poskytuje nejen možnost automatické konverze specifických tiskových úloh na černobílé nebo oboustranné, což šetří náklady na tisk, ale také umožňuje automatické přesměrování na efektivnější MFD pro ještě větší efektivitu a přidanou hodnotu.

Pravidla umožňují správcům automaticky kontrolovat funkce tiskárny a sladit operace tiskového prostředí s procesy vaší organizace a finanční strategií. Například lze automaticky zabránit tisku velkých úloh nebo je přesměrovat na nejefektivnější tiskárnu.

JAK FUNGUJÍ PRAVIDLA

JAK FUNGUJÍ PRAVIDLA

Modul tisku na základě pravidel YSoft SafeQ umožňuje správcům systému snadno vytvářet pravidla, která automaticky spouštějí akce a odesílají oznámení. Každé pravidlo tvoří tři komponenty: Spouštěč, podmínka a akce. Pravidlo může také zahrnovat čtvrtý komponent: Oznámení.

SPOUŠTĚČ

Spouštěč definuje akci, která může spustit pravidlo, které bude spuštěno, a čas, kdy YSoft SafeQ vyhodnotí podmínku a určí, zda má být pravidlo provedeno.

Spouštěč je první částí pravidla, kterou správce definuje, a určuje, na základě čeho bude pravidlo provedeno. Každá z podmínek, činností, oznámení či jejich kombinace vztahující se k pravidlu může vyžadovat jiné spouštěče, a tím umožňovat tvorbu jemně definovaných pravidel podle specifických, komplexních potřeb vaší organizace. Modul tisku na základě pravidel YSoft SafeQ pomáhá správcům tím, že je provádí nastavením a neumožňuje nastavení nepodporovaných kombinací parametrů.

Za prvé, správce vybere bod v tiskovém procesu, který spustí pravidlo. Pravidlo může být spuštěno, když server YSoft SafeQ obdrží tiskovou úlohu ze zařízení uživatele, jako je pracovní stanice nebo tiskový server. Správce pak definuje způsob, jakým YSoft SafeQ zpracuje úlohu, například přesměrování úlohy do jiné fronty, jako je přímá fronta na jiné, nákladově efektivnější tiskárně. Správce také může nastavit pravidlo tak, že na klienta YSoft SafeQ bude odesláno oznámení, takže na pracovní stanici uživatele se zobrazí vyskakovací okno s oznámením činností aplikovaných na jeho tiskovou úlohu. Spouštěč může také způsobit, že bude odesláno oznámení poté, co se uživatel odhlásí a stav úlohy se změní.

Dále správce nastaví, co se stane před uvolněním úlohy na tiskárně. Spouštěč může například způsobit odmítnutí úlohy nebo aplikaci změn jako např. vynucení černobílého tisku místo barevného. Nebo může spouštěč způsobit, že bude uživatelům odmítnuto ověření u tiskárny.

PODMÍNKA

Po spuštění pravidla jsou vyhodnoceny podmínky, aby se určilo, zda bude činnost provedena nebo ne. Když je definováno více podmínek pro specifické pravidlo, musí být splněny všechny, aby byla činnost provedena. Jsou-li podmínky kombinovány prostřednictvím operátoru NEBO (OR) a nikoliv A (AND), lze nastavit více pravidel a tato vyhodnocovat podle pořadí.

PODMÍNKY PRO AKCE NEBO OZNÁMENÍ

YSoft SafeQ poskytuje komplexní seznam podmínek, které způsobují provedení specifických činností nebo odeslání oznámení, takže správci mohou konfigurovat pravidla odpovídající procedurálním potřebám vaší organizace.

Pravidla lze nastavit pro specifické uživatele, skupiny, oddělení nebo role. Například může být spuštěno pravidlo při odeslání tiskové úlohy určitým uživatelem nebo nákladovým střediskem.
YSoft SafeQ může spustit pravidlo při odeslání tiskové úlohy na určitou tiskárnu nebo typ tiskárny. Dále lze nastavit pravidla pro specifické servery v prostředí YSoft SafeQ.
Obvykle správce nastaví pravidlo pro názvy specifických úloh, ve kterém se používají regulární výrazy, aby název odpovídal typům úloh co nejpřesněji. Tato podmínka se může vztahovat na úlohy vytištěné ze specifické aplikace nebo do specifického formátu souboru definovaného příponou (např. obrazové soubory TIFF). Pravidlo lze na úlohy aplikovat také podle na názvu nebo typu fronty, kam byla úloha odeslána. Dále značky, velikost úlohy, stav, počet stran, velikost stran nebo celkový počet stran vytištěných v určitém časovém období lze použít jako podmínek úlohy, které způsobí použití pravidla.
YSoft SafeQ může spustit činnosti na základě času nebo data. Například si můžete přát omezit tisk o víkendech nebo mimo běžnou pracovní dobu.

AKCE

Akce je součástí pravidla, které definuje, co YSoft SafeQ udělá po spuštění a splnění podmínky. Obvykle se to týká tiskové úlohy, ale mohou to být i jiné činnosti.

Činností, kterou lze docílit nejvyšší úspory nákladů, je oboustranný tisk. Na základě podmínek pravidla může vaše organizace určit, které dokumenty budou povinně vytisknuty oboustranně. Další činností, kterou lze dosáhnout značných úspor nákladů, je vytištění barevných dokumentů černobíle. Těmito dvěma jednoduchými činnostmi může vaše organizace prosadit pravidla, která umožní značnou úsporu nákladů. Pravidla lze nastavit například pro celé tiskové prostředí, podskupinu nebo pouze specifické časové období.

Vynucený oboustranný tisk a převod na odstíny šedé jsou dva způsoby, kterými může modul tisku na základě pravidel YSoft SafeQ snížit náklady. Tisk na základě pravidel může snižovat náklady také nepřímo zvýšením produktivity a efektivity. Pravidla mohou například automaticky přidávat vodoznak do důvěrných dokumentů nebo vytisknout předdefinovanou sadu kopií specifických typů úloh, což ušetří čas zaměstnanců. Pravidla také mohou zajistit automatické odstranění úlohy při zjištění zakázané činnosti např. je-li soubor tiskové úlohy v určitém formátu.

OZNÁMENÍ

Komponent oznámení je poslední a volitelnou částí nastavení pravidla. Každé pravidlo může způsobit, že bude zasláno oznámení vlastníkovi tiskové úlohy a/nebo dalším pracovníkům. K dispozici jsou různé typy oznámení.

Oznámení proaktivně informují uživatele o stavu jejich tiskové úlohy a o tom, jak použití pravidla jejich úlohy ovlivní. Uživatelé mohou přijímat oznámení ve formě standardní e-mailové zprávy nebo, je-li k tisku použit YSoft SafeQ Client, ve formě vyskakovacího okna na počítači.

Nastavení oznámení pravidla může také určit provedení externího skriptu. Externí skripty lze použít k informování uživatelů i tiskového systému, takže správci mohou sledovat počet a typ oznámení přijatých uživateli. To umožňuje správcům revidovat celý proces a případně ho měnit nebo komunikovat s uživateli.

YSOFT SAFEQ – PLATFORMA WORKFLOW ŘEŠENÍ

YSOFT SAFEQ – PLATFORMA WORKFLOW ŘEŠENÍ

 

Systém YSoft SafeQ byl navržen jako platforma. Stávajícími pilíři této platformy jsou správa tisku, digitalizace dokumentů a správa 3D tisku..

Naše řešení dodáváme ve formě sad, které poskytují maximální hodnotu. Jednotlivé moduly však lze nakupovat i samostatně. Při přidávání nových modulů nebo softwarových sad lze již používané moduly sdílet mezi novými prvky, takže vaše investice je ochráněná.

Sady nebo moduly platformy YSoft SafeQ prodáváme ve formě časově neomezených licencí nebo formou předplacené služby. YSoft SafeQ můžete instalovat lokálně nebo do privátního či hybridního cloudu.

Modul Tisk podle pravidel je dostupný v těchto Y Soft produktech:

MÁTE ZÁJEM O PRODUKTY Y SOFT?

Kontaktujte nás s použitím následujícího odkazu a dozvíte se, jaké možnosti budou pro váš podnik nejlepší.
US