CZ

Kredit a účtování

Organizace, kde je třeba náklady na tisk, skenování a kopírování účtovat klientům nebo rozúčtovávat na jednotlivé projekty potřebují přesné a snadné účetnictví. Modul Credit and Billing (Kredit a účtování) alokuje a sleduje náklady. Modul také může spravovat služby placeného tisku (pay for print) s uživatelskými účty.

Správce může nastavit účtovací kódy, které vaší společnosti umožní spravovat a sledovat náklady podle uživatelů, oddělení, projektů a nákladových středisek. Například když lidé z různých oddělení pracují společně na více různých projektech pro různé klienty, můžete sledovat náklady pro každého specifického klienta a odpovídajícím způsobem účtovat.

Uživatel může vybrat příslušný účtovací kód pro svou úlohu při jejím odesílání prostřednictvím klienta YSoft SAFEQ na svém počítači nebo může vybrat kód na tiskárně z možností zobrazených na terminálu YSoft SAFEQ.

Správa účtovacích kódů je snadná a lze ji provádět hromadně:

  • Účtovací kódy lze importovat ze souboru CSV.
  • Účtovací kódy lze přiřadit nákladovým střediskům, čímž odpadne potřeba definovat kódy pro jednotlivé uživatele.

Chcete-li ještě dále snížit náklady, může vaše organizace kontrolovat nadměrné využívání tisku zablokováním některých tiskových úloh nebo účtováním úloh uživateli. Je-li organizace vzdělávací institucí, bývá tato funkce často zásadní.

Modul YSoft SAFEQ Credit and Billing (Kredit a účtování) umožní vaší organizaci definovat zásady včetně kvót na bezplatné služby. Toho je dosaženo vydáním virtuálního kreditu, který může automaticky doplňovat účet tiskových služeb uživatele dle předem definovaných zásad. Pokud uživatel překročí přidělenou kvótu nebo pokud si bude vaše organizace přát tiskové služby zpoplatnit, může použít modul Kredit a účtování k zavedení placených služeb prostřednictvím osobního kreditního účtu.

Informace o tom, kolik může uživatel utratit, se zobrazují na terminálech YSoft SAFEQ nebo na samoobslužném portálu YSoft Payment Machine.

Když uživatel překročí povolenou kvótu (limit svého virtuálního kreditu) a libovolný zakoupený osobní kredit, zobrazí se na terminálu oznámení.

Cash Desk ke webová aplikace umožňující určeným zaměstnancům spravovat uživatelské účty oproti přijetí hotovosti za navýšení kreditu. Cash Desk může být pro vaši organizaci vhodným řešením, máte-li nepočetnou uživatelskou základnu a/nebo pokud nepotřebujete mnoho účetních operací. Například pokud vám stačí pro většinu uživatelů virtuální kredit.

Cash Desk umožňuje určenému správci navyšovat kredit na účtech uživatelů, refundovat osobní kredit nebo vracet peníze, nebyla-li tisková úloha zdárně dokončena (např. z důvodu zaseknutí papíru v tiskárně).

Uživatelé mohou být okamžitě informováni o tom, že jejich kreditní zůstatek poklesl pod definovanou částku. Upozornění je zasláno okamžitě, jak zůstatek klesne na definovanou částku. Uživatelé si tak mohou ihned svůj účet dobít dřív než budou potřebovat tisknout nebo kopírovat. Uživatelé, kteří budou chtít tisknout nebo kopírovat s nedostatečným kreditem, mohou být zablokováni.

Také mohou být odesílána oznámení informující držitele účtu o transakcích. To slouží k upozornění uživatelů, pokud byl jejich účet použit bez jejich vědomí. Účty osobních kreditů představují skutečné peníze, takže je zde riziko neautorizovaného použití. Pokud nebyla transakce autorizována, může uživatel požádat správce o refundaci a neautorizovaná částka mu bude vrácena na účet.

Kromě toho jsou při 3D tisku zasílána upozornění na dokončení tiskové úlohy. Upozornění informují také správce 3D tiskárny na problémy s tiskárnou (například když je třeba doplnit filament). Veškerá upozornění je možné plně přizpůsobit a lze je nastavit podle zásad a potřeb organizace.

Organizace s velkým provozem tiskových systémů mohou snížit náklady na správu zavedením samoobslužných procesů pro uživatele.

V rámci samoobsluhy si uživatelé mohou například dobíjet svá konta přes platební bránu. K tomu mohou používat účet PayPal nebo svou platební kartu. Do samoobslužných funkcí lze snadno integrovat celou řadu platebních bran, které jsou na trhu k dispozici.

Chce-li vaše organizace zpoplatnit 3D tisk, 2D tisk, skenování a kopírování, může použít modul Credit and Billing (Kredit a účtování) k tomu, aby si uživatelé mohli nakupovat osobní kredity a používat je k úhradě daných služeb.

Osobní kredit lze použít také k nákupu služeb ve spojení s libovolnou dostupnou kvótou virtuálního kreditu. Modul Kredit a účtování umožní vaší organizaci zvolit si takový způsob nákupu osobního kreditu, který bude uživatelům nejlépe vyhovovat: přes Cash Desk, prostřednictvím platební brány, kupóny nebo samoobslužným platebním automatem.

Efektivním způsobem snižování nákladů je informovanost uživatelů o nákladech na jejich tiskovou, kopírovací nebo skenovací úlohu, ještě předtím, než danou úlohu odešlou na multifunkční zařízení nebo 3D tiskárnu. Pro maximální účinnost jsou příslušné odhady nákladů zobrazovány na displeji MFD. V rozhraní tiskárny YSoft be3d se zobrazuje odhad spotřeby filamentu. Uživatel se pak může rozhodnout pro nákladově efektivnější zpracování úlohy. Uživatel se například může rozhodnout, že úlohu nevytiskne barevně, ale černobíle. Nebo přepracuje 3D model tak, aby byl tisk jeho dílů efektivnější. Nebo může u prvního prototypu nastavit nižší kvalitu tisku.

V některých prostředích není instalace aplikace YSoft SAFEQ Client na pracovní stanice možná. V takovém případě mohou uživatelé získat odhad ceny tisku u tiskárny prostřednictvím integrovaného nebo externího terminálu YSoft SAFEQ.

Uživatelé obvykle tisknou, kopírují a skenují na celé řadě různých zařízení. Správci mohou nastavit různé ceníky pro každou MFD na základě skutečných nákladů na tisk, kopírování a skenování. Cena každé úlohy je kalkulovány podle toho, které zařízení ji provede.

Modul YSoft SAFEQ Credit and Billing (Kredit a účtování) pomáhá organizacím minimalizovat nepřímé náklady náklady na tisk. Například lze vytvářet samostatné ceníky pro vybrané zaměstnance (např. manažery). Ceník může obsahovat nejen ceny jednotlivých úloh, ale také jejich čas. Tento typ ceníků lze vytvářet také pro nákladová střediska.

Předdefinované šablony usnadňují správcům tvorbu ceníků. Každou šablonu lze propojit se specifickou tiskárnou, uživatelem nebo nákladovým střediskem.

Virtuální kredit představuje množství bezplatných tiskových služeb dostupných pro uživatele. Po přiřazení správcem jej uživatel nemůže vyčerpat jinak než postupným používáním na tisk, kopírování a skenování.

Kvóty virtuálního kreditu lze vytvářet pro zaměstnance nebo studenty, pro tisk, kopírování a skenování.

Za účelem snížení administrativních úkonů modul YSoft SAFEQ Credit and Billing umožňuje správcům definovat periodické dobíjení kreditů tak, aby měli uživatelé k dispozici vždy určitý kredit na určité období. Nevyčerpané kredity lze převádět do dalšího období.

Možná budete chtít automatizovat proces dobíjení prostřednictvím kupónů, pokud organizace:

  • Potřebuje dobíjet účty často.
  • Nechce umožňovat elektronické platby.
  • Nechce mít vyhraněného pracovníka, který bude přijímat hotovost.

Kupóny jsou jedinečné kódy, které lze uživatelům předávat v papírové nebo elektronické podobě. Správce může jednorázově nadefinovat velké množství kupónů, snadno je exportovat jako šablony a vytisknout je na karty. Tyto karty jsou pak prodávány uživatelům (buď prostřednictvím automatu nebo recepčního). Uživatelé je pak použijí k aktivaci samoobslužného tisku.

Modul Kredit a účtování je dostupný v těchto Y Soft produktech:

MÁTE ZÁJEM O PRODUKTY Y SOFT?

Kontaktujte nás s použitím následujícího odkazu a dozvíte se, jaké možnosti budou pro váš podnik nejlepší.
YSoft SAFEQ Breeze Beta
YSoft SAFEQ Breeze Beta

SMB can now lose the IT hassle of supporting print services.

US