Zatím jste ještě neudělili žádný souhlas.
CZ

Jazyk

Připojení dokumentů – hodnocení zaměstnanců

Situace

Společnost provádí hodnocení zaměstnanců každé dva roky. Hotová hodnocení se ukládají do zabezpečeného síťového souborového systému. Každý vyplněný a podepsaný formulář je třeba oskenovat, opatřit názvem a zařadit do složky daného zaměstnance. Po určité době se ve složce každého zaměstnance nachází několik samostatných souborů hodnocení a pro vedoucího či personalistu začne být obtížné vyhledat konkrétní hodnocení. Požadovaným řešením je, aby se každé nové hodnocení připojilo na konec stávajícího souboru hodnocení, takže veškerou historii hodnocení bude možné sledovat v jednom souboru a vedoucí nebo personalista najde požadované informace rychle a snadno.

Řešení

Pro hodnocení je vytvořeno automatizované skenovací workflow. Workflow je navrženo tak, aby požadovalo od uživatele vstup. V tomto případě určení příslušného dokumentu hodnocení v podnikovém síťovém souborovém systému. Každý uživatel má přístup pouze do složek těch zaměstnanců, které spravuje nebo řídí. Workflow je nadefinováno tak, že nově oskenovaný soubor se připojí ke stávajícímu dokumentu.

Workflow

Petr, liniový manažer, dokončil hodnocení svého týmu. U multifunkčního zařízení ověří svou totožnost prostřednictvím ID karty. Ze skenovacích workflow, která má k dispozici, vybere Petr workflow pro skenování hodnocení. Je vyzván, aby zadal cestu ke složkám v souborovém systému a vybral stávající PDF s předchozím hodnocením zaměstnance. Petr vloží dokumenty do skeneru a spustí workflow. Dokumenty jsou zdigitalizovány, zpracovány a digitální stránky jsou připojeny ke stávajícímu dokumentu. Workflow rovněž zašle e-mail do personálního oddělení s oznámením, že hodnocení bylo dokončeno, takže je možné spustit navazující procesy jako např. zpracování mezd apod.

Liniový manažer i personalistika nyní mají k dispozici kompletní přehled o hodnocení zaměstnance v chronologickém pořadí. Kromě toho, i po několika cyklech hodnocení, může personální oddělení snadno vyhledávat v nadřazené složce, když potřebuje určité informace, a nemusí ani vědět, kterého zaměstnance se informace přesně týkají. Vyhledávání je rychlejší, když je třeba otevřít méně souborů.

US