Zatím jste ještě neudělili žádný souhlas.
CZ

Jazyk

Deratizační společnost

Situace

Deratizační společnost má přes 100 specialistů, kteří jsou schopni provést denně 3 až 5 zásahů u zákazníků. Každý řidič obdrží z hlavní kanceláře zakázkové listy na daný den s pokyny, kam má jet a jaké služby poskytnout. Každý zakázkový list obsahuje čárový kód s informacemi o účtu zákazníka a zaškrtávacím polem pro označení, zda se jedná o nového zákazníka nebo opakovanou službu. Na konci pracovní doby se řidič vrátí s vyplněnými formuláři. Druhý den ráno má správce připraven stoh vyplněných formulářů, které jsou označeny jako dokončená práce. Tyto formuláře je třeba zadat do fakturačního systému. A protože je společnost zaměřená na zákazníka, jsou noví zákazníci následně kontaktováni, aby byla zjištěna jejich spokojenost.

Řešení

Je vytvořeno přizpůsobené automatizované workflow v YSoft SafeQ pro skenování a doručování dokumentů do fakturačního systému společnosti s možností zasílání oznámení předdefinovanému pracovníkovi, který může podle toho jednat. Kromě toho je workflow nastaveno tak, aby rozpoznávalo zvýrazněný text pro specifické další činnosti, které si bude vlastník společnosti přát.

Workflow

Na každém formuláři správce označí zvýrazňovačem nového zákazníka, pokud je příslušné pole zaškrtnuto. Potom použije předdefinované workflow YSoft SafeQ na multifunkční tiskárně k oskenování všech formulářů a jejich zavedení do fakturačního systému. Skenovací workflow je přizpůsobené, takže stačí vybrat jen jednu položku z menu skeneru. Po dokončení skenování upozorní systém YSoft SafeQ e-mailem správce fakturace, že dokumenty jsou připraveny, takže je možné vystavit faktury a provést zaúčtování do účtů odběratelů.

U formulářů, které byly označeny jako zakázka pro nového zákazníka, vytvoří systém automaticky novou složku v úložišti externího poskytovatele s použitím data skenování jako názvu souboru. Duplikát zakázkového formuláře uloží do této složky. Vlastník společnosti má přístup do složky a může každému novému zákazníkovi zavolat a ujistit se, že byl se službou spokojen.

US