Situace
Kromě životopisu a motivačního dopisu uchazeče o zaměstnání mohou pracovní agentury pro své klienty zpracovávat celou řadu dokumentů souvisejících se zaměstnáním. To může zahrnovat dokumenty související s prověrkami a doporučeními od zaměstnavatelů či materiály vytvořené uchazeči v průběhu pohovorů a ověřování kvalifikace. Pracovní agentury se často vracejí k záznamům uchazeče i dlouho poté, co byl uchazeč zaměstnán.
Rušná agentura musí mít způsob uchovávání a vyhledávání informací, aby měla potřebné informace vždy pohotově po ruce. Kromě toho, u pozic, kde dochází k časté výměně zaměstnanců, jako např. v maloobchodě, jsou životopisy často podávány ručně v tištěné podobě.
Agentura se rozhodla ukládat dokumenty do cloudového úložného systému externího poskytovatele, kde má každý klient svou složku a každá pracovní pozice pojmenovanou podsložku.
Řešení
Předdefinované skenovací workflow YSoft SafeQ, které vyzve uživatele, aby zadal předdefinované kódy klienta. Protože jsou výsledné snímky ukládány do textových PDF souborů, lze je vyhledávat s použitím klíčových slov, takže přístup k požadovaným informacím je rychlý a snadný. Řešení obsahuje také rozpoznávání čárových kódů pro automatické směrování do správného umístění a vyloučení lidské chyby.
Workflow
Když přijde životopis uchazeče o zaměstnání, je na asistentce, aby ho elektronicky zařadila. Jednoduché workflow ji vyzve k zadání kódu klienta a kódu pracovní pozice. Oskenuje všechny životopisy, které jsou automaticky uloženy do pojmenované složky klienta pro danou pracovní pozici.
Asistentka má také za úkol předběžně posoudit uchazeče prostřednictvím vyhledávání klíčových slov. Protože se jedná o životopisy, které asistentka určila jako nejlépe vyhovující požadavkům, vytvoří pro dané uchazeče čárový kód, protože ví, že od nich bude dostávat další dokumenty.
Jak proces přijímacích pohovorů pokračuje, jsou další dokumenty vždy označeny příslušným čárovým kódem. Nyní si může při skenování vybrat workflow identifikující čárové kódy (aniž by musela zadávat kódy) a dokumenty jsou skenovány a automaticky směrovány do správné složky. Kromě toho je náborovému pracovníkovi odesláno oznámení o přijetí dalších informací.