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Pay-to-print services

Guthaben und Abrechnung

Unternehmen, die ihre Druck-, Scan- und Kopierkosten Kunden in Rechnung stellen oder diese projektweise dokumentieren müssen, benötigen eine präzise und einfache Abrechnungsmöglichkeit. Mit dem Guthaben- und Abrechnungsmodul können Sie Kosten zuweisen und nachverfolgen. Das Modul kann zudem zur Verwaltung kostenpflichtiger Druckdienste mit Benutzerkonten eingesetzt werden.
Guthaben und Abrechnung

Vorteile

Präzise Abrechnung durch Kostenzuweisung

Präzise Abrechnung durch Kostenzuweisung

Das Guthaben- und Abrechnungsmodul verfolgt die vom Benutzer eingegebenen Abrechnungscodes und erstellt Berichte zu diesen Daten, um die Abrechnung und Verfolgung zu vereinfachen. Unternehmen können über Kostenstellen oder Abrechnungscodes die Druck-, Scan- und Kopierkosten verfolgen. Der Drucker kann so konfiguriert werden, dass dem Benutzer mehrere Abrechnungscodes oder Projektnummern angezeigt werden.

Weniger Abfall dank informierter Entscheidungen

Weniger Abfall dank informierter Entscheidungen

Mit dem Guthaben- und Abrechnungsmodul werden die Benutzer unmittelbar nach der Auftragserteilung über ein Benachrichtigungsfenster auf die geschätzten Kosten für jeden Druckauftrag hingewiesen. Der Benutzer entscheidet dann, ob er eine kostengünstigere Variante wählen möchte. Der Benutzer kann z. B. vom Farbdruck zum Schwarz-Weiß-Druck oder vom einseitigen Druck zum Duplexdruck wechseln.

Beim 3D-Druck informiert DeeControl, eine Software, die ein 3D-Modell in Druckanweisungen übersetzt, den Benutzer vor dem Drucken über die vom Modell benötigte geschätzte Filamentmenge.

Verwalten von kostenpflichtigen Druckdiensten

Verwalten von kostenpflichtigen Druckdiensten

Organisationen wie Bildungseinrichtungen, öffentliche Bibliotheken oder Businesscenter von Hotels, die Zahlungen für 3D- und Papierdruck-, Kopier- und Scandienste akzeptieren, können das Modul Credit and Billing in Kombination mit unserer YSoft Payment Machineverwenden, um das Aufladen und Wiederaufladen von Benutzerkonten zu automatisieren. Einige Organisationen geben ein bestimmtes Guthaben für kostenloses Drucken an Mitarbeiter oder Studenten aus und erheben erst dann Gebühren, wenn dieses aufgebraucht ist. Auch diese Konfiguration lässt sich mit dem Guthaben- und Abrechnungsmodul einrichten, und sie lässt sich von Mitarbeitern über die webbasierte Anwendung Cash Desk Management verwalten.
Druckquoten zur Kostenkontrolle

Druckquoten zur Kostenkontrolle

Organisationen, die im vollem Umfang von den Kosteneinsparungen durch verwaltete Druckdienste (Managed Print Services, MPS) profitieren möchten, legen Druckkontingente fest, damit die Kostenkontrolle im Rahmen der Druckvorschriften für ihre Flotte von Multifunktionsgeräten (MFDs) aufrechterhalten wird. Administratoren richten gemeinsame oder individuelle Seitenquoten pro Benutzer und Kostenstelle ein und erreichen so die im MPS-Vertrag festgelegten Ziele.

GUTHABEN UND ABRECHNUNG

Das Guthaben- und Abrechnungsmodul bietet auch eine Umsatzmöglichkeit durch kostenpflichtige Druckdienste sowie eine präzise Kostenabrechnung und -deckung.

Das Guthaben- und Abrechnungsmodul bietet Flexibilität und Kontrolle für die Rückbuchung von Kosten für Druck, Kopie und Scan. Mit dieser komfortablen, zeitsparenden und einfach zu bedienenden Lösung für kostenpflichtiges Drucken werden die Benutzer auch über die Kosten ihrer Aufträge informiert, um bessere Nutzungsentscheidungen zur Kostensenkung zu ermöglichen.

Mit diesem Modell haben Sie die folgenden drei Möglichkeiten zur Kostensenkung und Umsatzsteigerung:

  • Machen Sie die Benutzer für ihre 3D- und Papierdruck-, Kopier- oder Scanaufträge verantwortlich, und fördern Sie so Kosteneinsparungen.
  • Abrechnungscodes lassen sich auswählen, um die Nutzung von Druckdienstleistungen für einzelne Projekte zuzuordnen.
  • Die Kosten für Druck-, Kopier- oder Scanaufträge lassen sich in die-Berichterstellung für Administratoren oder Führungskräfte aufnehmen. So erfahren Sie, in welchen Bereichen Maßnahmen zur Abfall- oder Kostensenkung umgesetzt werden können.

Abrechnungsfunktionen

Die Abrechnungsfunktionen des Guthaben- und Abrechnungsmoduls bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, die Kosten Ihres Unternehmens zu reduzieren:

  • Der Administrator kann Preislisten für bestimmte Drucker, einzelne Benutzer und Kostenstellen erstellen.
  • Benutzer können die Kosten ihrer 3D- und 2D-Druck-, Kopier- und Scanaufträge anzeigen. Der Benutzer kann die Kosten für 2D-Kopier- und Scanaufträge am Multifunktionsgerät bzw. die Kosten für 3D-Modelle am YSoft be3D-Drucker anzeigen.
  • Mit Abrechnungscodes können Benutzern und Kunden die Druckkosten in Rechnung gestellt werden.
  • Das Management kann anhand der Kosten in Berichten von YSoft SafeQ entscheiden, ob Maßnahmen zur Kostenreduzierung ergriffen werden müssen.

Der Administrator kann Abrechnungscodes einrichten, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, die Kosten nach Benutzern, Abteilungen, Projekten und Kostenstellen zu verwalten und nachzuverfolgen. Wenn beispielsweise Personen aus unterschiedlichen Abteilungen an mehreren Projekten für verschiedene Kunden zusammenarbeiten, können Sie die Druckkosten für die einzelnen Kunden nachverfolgen und entsprechend in Rechnung stellen.

Die Benutzer können dann den Abrechnungscode für den entsprechenden Auftrag auswählen, wenn sie einen Druckauftrag vom YSoft SafeQ-Client auf ihrem PC absenden. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass sie den Code unter den auf dem YSoft SafeQ-Terminal angezeigten Optionen am Drucker auswählen.

Das Verwalten von Druckaufträgen ist einfach und ist auch gesammelt möglich:

  • Abrechnungscodes können aus einer CSV-Datei importiert werden.
  • Abrechnungscodes lassen sich einer Kostenstelle zuordnen, wodurch keine Codes mehr für die einzelnen Benutzer definiert werden müssen.

Um hohe Kosten zu vermeiden, kann Ihre Organisation eine übermäßige Nutzung verhindern, indem sie bestimmte Druckaufträge sperrt oder die Aufträge den Benutzern in Rechnung stellt. Für Bildungseinrichtungen ist diese Möglichkeit ggf. von wesentlicher Bedeutung.

Das Guthaben- und Abrechnungsmodul von YSoft SafeQ ermöglicht es Ihnen, Richtlinien festzulegen, die Kontingente für kostenlose Services enthalten. Hierfür werden virtuelle Guthaben ausgegeben, die auf einer vorab festgelegten Grundlage dem Druckdienstkonto eines Benutzers gutgeschrieben werden. Wenn die Nutzung dieses Kontingent übersteigt oder wenn Ihre Organisation die Druckdienste nur kostenpflichtig anbieten möchte, werden diese Druckdienste mithilfe des Guthaben- und Abrechnungsmoduls über persönliche Benutzerkonten abgerechnet.

Informationen dazu, wie viel die Benutzer ausgeben können, sind in den YSoft SafeQ-Terminals oder im YSoft-Kassenautomat (einem Self-Service-Portal) angegeben.

Wenn ein Benutzer das zulässige Kontingent, das virtuelle Kreditlimit und das persönliche Limit überschreitet, erscheint auf dem Terminal eine Meldung.

Cash Desk ist eine Webanwendung, die es einem bestimmten Benutzer ermöglicht, die Benutzerkonten zu verwalten, indem er Barzahlungen annimmt und das Guthaben einem Benutzerkonto gutschreibt. Cash Desk eignet sich für Ihr Unternehmen, wenn die Benutzeranzahl gering ist und/oder wenn nicht viele Kontovorgänge erforderlich sind, z. B. wenn das virtuelle Guthaben für die meisten Benutzeranforderungen ausreichend ist.

Cash Desk erlaubt es dem festgelegten Manager, dem Konto eines Benutzers Guthaben gutzuschreiben, persönliches Guthaben zu erstatten oder Erstattungen bei nicht korrekt abgeschlossenen Aufträgen vorzunehmen (z. B. bei einem Papierstau).

Benachrichtigungen informieren Benutzer sofort darüber, wenn ihr Guthaben unter einem festgelegten Betrag liegt. Die Benachrichtigung wird angezeigt, sobald der festgelegte Betrag erreicht wird. So können die Benutzer ihr Konto direkt wieder aufladen und nicht erst dann, wenn sie etwas drucken oder kopieren müssen. Wenn Benutzer versuchen, ohne ausreichendes Guthaben etwas zu drucken oder zu kopieren, kann dies blockiert werden.

Benachrichtigungen können auch versendet werden, um den Kontoinhaber über Transaktionen zu informieren. So werden die Benutzer gewarnt, wenn ihr Konto ohne ihr Wissen verwendet wurde. Persönliche Guthaben stellen einen finanziellen Wert dar. Daher besteht hier die Gefahr der nicht autorisierten Nutzung. Bei einer nicht autorisierten Transaktion kann der Benutzer beim Administrator eine Erstattung fordern, damit der nicht autorisierte Betrag auf das Konto zurücküberwiesen wird.

Bei 3D-Drucken weisen Benachrichtigungen den Benutzer darauf hin, wenn ein Druckauftrag fast abgeschlossen ist. Außerdem informieren Benachrichtigungen Administratoren von 3D-Druckern über eventuell bestehende Probleme (z. B. kein Filament mehr vorhanden oder Service erforderlich). Alle Benachrichtigungen sind vollständig anpassbar und können den Richtlinien und Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechend festgelegt werden.

In Unternehmen mit einer großen Menge an Drucksystemdatenverkehr können die Verwaltungskosten verringert werden, wenn die Benutzer Zugriff auf einen Self-Service-Prozess erhalten.

Self-Service ermöglicht es den Benutzern, ihre Konten über ein Zahlungsgateway wieder aufzuladen. Die Konten können über PayPal oder eine Kreditkarte wieder aufgeladen werden. Außerdem lässt sich die Self-Service-Funktion problemlos in verschiedene andere Zahlungsgateways integrieren, die heutzutage verfügbar sind.

Wenn Ihr Unternehmen 2D- und 3D-Drucke und Scan- und Kopierdienste kostenpflichtig anbieten möchte, können die Benutzer über das Guthaben- und Abrechnungsmodul persönliches Guthaben kaufen und zum Bezahlen der Dienste einsetzen.

Das persönliche Guthaben kann auch verwendet werden, um Dienste in Zusammenhang mit einer verfügbaren virtuellen Guthabengrenze zu kaufen. Mit dem Guthaben- und Abrechnungsmodul ermöglicht kann Ihr Unternehmen die Art und Weise zum Aufladen von Guthaben auswählen, die für Ihre Benutzer am praktischsten sind: über eine Kasse, Zahlungsgateways, Gutscheine oder Self-Service-Kassenautomaten.

Um Kosten einzusparen, müssen Benutzer sich bewusst sein, welche Kosten mit dem Drucken, Kopieren oder Scannen verbunden sind – bevor das Multifunktionsgerät den Auftrag ausführt. Daher werden Kostenschätzungen auf der Oberfläche des Multifunktionsgeräts angezeigt, bzw. im Fall eines 3D-Modells wird der geschätzte Filamentverbrauch auf der YSoft be3D-Druckeroberfläche angegeben. Die Benutzer können dann entscheiden, ob sie eine kostengünstigere Variante wählen möchten. Der Benutzer kann beispielsweise einen Farbdruckauftrag vor dem Drucken in Graustufen konvertieren oder 3D-Modellteile so gestalten, dass sie effizienter oder, wenn es sich um einen ersten Prototypen handelt, mit geringerer Qualität gedruckt werden.

In manchen Umgebungen kann der YSoft SafeQ-Client nicht auf Benutzerworkstations implementiert werden. In diesem Fall können Benutzer sich eine Kostenkalkulation auf der Benutzeroberfläche am YSoft SafeQ Terminal Embedded oder YSoft-Hardwareterminal anzeigen lassen.

Benutzer drucken, kopieren und scannen in der Regel auf vielen verschiedenen Geräten. Der Administrator kann daher unterschiedliche Preislisten für die einzelnen Multifunktionsgeräte festlegen, die auf den tatsächlichen Druck-, Kopier- und Scankosten des jeweiligen Druckers basieren. Der Preis eines einzelnen Auftrags wird entsprechend für den genutzten Drucker berechnet.

Das Guthaben- und Abrechnungsmodul von YSoft SafeQ hilft Ihrem Unternehmen auch dabei, die indirekten Druckkosten zu minimieren. So lassen sich beispielsweise unterschiedliche Preislisten für Mitarbeiter und für Führungskräfte erstellen. Diese Preislisten berücksichtigen nicht nur die Kosten des Auftrags, sondern auch die Zeitdauer. Diese Art von Preisliste kann auch für Kostenstellen erstellt werden.

Vorab festgelegte Vorlagen vereinfachen Administratoren die Erstellung von Preislisten. Jede Vorlage lässt sich mit bestimmten Druckern, Benutzern oder Kostenstellen verknüpfen.

Das virtuelle Guthaben sind die kostenlosen Druckdienste, die dem Benutzer zur Verfügung stehen. Nachdem dieses Guthaben vom Administrator zugewiesen wurde, kann es vom Benutzer nicht entfernt werden. Das Guthaben verringert sich nur dann, wenn der Benutzer druckt, kopiert oder scannt.

Das Kontingent an virtuellem Guthaben kann Mitarbeitern oder Studenten für Druck-, Kopier- und Scandienste zugewiesen werden.

Zum Reduzieren von Verwaltungsaufgaben ermöglicht das Guthaben- und Abrechnungsmodul von YSoft SafeQ dem Administrator das Definieren regelmäßiger automatischer Aufladevorgänge, die dem Benutzer in festgelegten Abständen ein neues virtuelles Guthaben zuweisen. Das nicht aufgebrauchte virtuelle Guthaben ist im nächsten Zeitabschnitt verwendbar.

Automatisieren Sie das Aufladen mittels Voucher, wenn in Ihrem Unternehmen:

  • Sehr viele Benutzer ihr Guthaben aufladen.
  • Keine elektronischen Zahlungen angeboten werden.
  • Keine Transaktionen in bar durchgeführt werden.

Voucher sind eindeutige Codes, die im Papierformat oder elektronischen Format ausgegeben werden. Ein Administrator kann eine große Anzahl von Vouchern auf einmal erstellen, diese leicht in eine Vorlage exportieren und auf Karten drucken. Diese Karten werden anschließend Benutzern verkauft (entweder über einen Verkaufsautomat oder von einer Rezeptionistin), die sie zum selbstständigen Drucken verwenden.

YSoft SafeQ-Kassenautomat

Dieses optionale Self-Service-Bezahlsystem ermöglicht Benutzern in Kombination mit dem Guthaben- und Abrechnungsmodul oder dem YSoft be3D eDee, Guthaben in Form von Münzen und Scheinen der gewählten Währung auf ihr Konto für Druckservices einzuzahlen. Der YSoft-Kassenautomat ist diebstahlgesichert und benachrichtigt automatisch einen Administrator, wenn eine Manipulation erfolgt.

Automatische Erzwingung von Druckvorschriften

In vielen Unternehmen fließt die Druckernutzung in die Vorschriften zu Umwelt und Kosteneinsparungen ein. So kann eine Unternehmensvorschrift vorgeben, dass große Dokumente stets im digitalen Format bleiben müssen und nicht gedruckt werden dürfen. Bei Verwendung des regelbasierten Moduls mit dem Guthaben- und Abrechnungsmodul kann der Administrator eine Regel erstellen, um solche Aufträge automatisch abzuweisen und Benutzer zu benachrichtigen, dass der Auftrag aufgrund einer Unternehmensrichtlinie abgelehnt wurde.

Das Guthaben- und Abrechnungsmodul ist mit diesen Produkten verfügbar:

YSOFT SAFEQ – EINE WORKFLOWLÖSUNGSPLATTFORM

YSOFT SAFEQ – EINE WORKFLOWLÖSUNGSPLATTFORM

 

YSoft SafeQ wurde als Plattform entwickelt. Heute basiert die Plattform auf den drei Säulen Druckverwaltung, Dokumenterfassung und 3D-Druckverwaltung.

Unsere Lösungen sind in Suiten verpackt und bieten maximalen Wert. Die Module sind jedoch auch einzeln erhältlich. Damit Ihre Investition sich lohnt, können bereits verwendete Module auch für die neuen Funktionen freigegeben werden, wenn zusätzliche Module oder Softwaresuites hinzugefügt werden.

Die Suiten oder Module der YSoft SafeQ-Plattform werden als Dauerlizenzen oder als flexibler Abonnementservice angeboten. YSoft SafeQ kann lokal oder in der Cloud (Private oder Hybrid Cloud) bereitgestellt werden.

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