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Regelbasiertes Modul

Das regelbasierte Modul ist unerlässlich, um Kosten und Abfall zu reduzieren und die Einhaltung der Druckvorschriften des Unternehmens sicherzustellen. Administratoren haben die Freiheit, Regeln festzulegen, die die Anforderungen des Unternehmens und der Benutzer erfüllen.

Unabhängig davon, ob die Anforderungen an die Druckvorschriften des Unternehmens darin bestehen, Kosten zu senken, die Sicherheit zu erhöhen oder die Nachhaltigkeit zu steigern, stellt das regelbasierte Modul sicher, dass diese Ziele unterstützt werden.

Druckaufträge können automatisch weitergeleitet werden, z. B. an einen kleineren Drucker in der Nähe des Schreibtischs des Benutzers. Regeln ermöglichen es auch, dass Benutzer Benachrichtigungen zu ihren Druckaufträgen erhalten und automatisch Skripts ausgeführt werden, die Aktivitäten in Bezug auf das Drucken vereinfachen und beschleunigen.

Die Effizienz eines Druckers ist auch davon abhängig, ob seine Funktionen innerhalb der gesamten Druckumgebung optimal genutzt werden. Das regelbasierte Modul bietet beispielsweise nicht nur die Möglichkeit, bestimmte Druckaufträge in Graustufen oder doppelseitige Drucke zu konvertieren, was die direkten Druckkosten verringert, sondern es ermöglicht es auch, große Farbdruckaufträge automatisch an effizientere Multifunktionsgeräte weiterzuleiten. Dies steigert die Effizienz sowie den Mehrwert.

Regeln ermöglichen es Administratoren, den Zugriff auf Druckerfunktionen automatisch zu steuern und Druckumgebungsvorgänge an die Prozesse sowie die Finanzstrategie Ihres Unternehmens anzugleichen. Große Aufträge werden so beispielsweise gar nicht gedruckt, oder sie werden automatisch an den kosteneffizientesten Drucker weitergeleitet.

Der Trigger ist der erste Teil der Regel, die vom Administrator festgelegt wird. Er bestimmt, wodurch die Regel ausgelöst wird. Jede Bedingung, Aktion und Benachrichtigung der Regel (bzw. eine Kombination daraus) kann unterschiedliche Trigger erfordern. Dies ermöglicht die Erstellung granularer Regeln, die auf die spezifischen, komplexen Anforderungen Ihres Unternehmens ausgerichtet sind. Das regelbasierte Modul von YSoft SafeQ unterstützt Administratoren, indem es sie durch die Einrichtung von Regeln führt und nicht unterstützte Parameterkombinationen verhindert.

Zunächst wählt der Administrator den Punkt im Prozess aus, der die Regel auslöst. Die Regel kann ausgelöst werden, wenn der YSoft SafeQ-Server einen Druckauftrag vom Gerät eines Benutzers wie etwa einer Workstation oder von einem Druckerserver erhält. Der Administrator legt anschließend fest, wie YSoft SafeQ den Auftrag verarbeitet. Der Auftrag kann beispielsweise an eine andere Warteschlange weitergeleitet werden, wie etwa an eine direkte Warteschlange zu einem anderen, kostengünstigeren Drucker. Der Administrator kann auch festlegen, dass durch die Regel Benachrichtigungen an den YSoft SafeQ-Client gesendet werden. Dann erscheint eine Pop-up-Benachrichtigung auf der Workstation des Benutzers, die auf die Aktion hinweist, welche auf den Druckauftrag angewendet wird. Durch einen Trigger kann auch eine Benachrichtigung versendet werden, wenn sich ein Benutzer abmeldet oder der Auftragsstatus sich ändert.

Als Nächstes legt der Administrator fest, was passiert, bevor der Auftrag an den Drucker weitergegeben wird. Der Trigger kann beispielsweise dazu führen, dass ein Auftrag abgelehnt wird oder dass Änderungen vorgenommen werden wie z. B. dass der Auftrag in Schwarz-Weiß und nicht in Farbe gedruckt wird. Außerdem kann die Authentifizierung von Benutzern an einem Drucker auch abgelehnt werden.

Regeln können für bestimmte Benutzer, Gruppen, Abteilungen oder Rollen festgelegt werden. Zum Beispiel kann eine Regel in Kraft treten, wenn der Druckauftrag von einem bestimmten Benutzer oder einer bestimmten Kostenstelle gesendet wurde.
YSoft SafeQ kann eine Regel auslösen, wenn ein Auftrag an einen bestimmten Drucker oder Druckertyp gesendet wird. Außerdem können Regeln für bestimmte Server in der YSoft SafeQ-Umgebung festgelegt werden.
In der Regel legt der Administrator eine Regel für bestimmte Auftragsbezeichnungen fest, in denen reguläre Ausdrücke verwendet werden, damit die Bezeichnung den Auftragstypen so gut wie möglich entspricht. Diese Bedingung kann bei Aufträgen angewendet werden, die aus einer bestimmten Anwendung heraus gedruckt wurde, oder bei bestimmten Dateiformaten anhand der Erweiterung (z. B. TIFF-Bilddateien). Regeln für Aufträge lassen sich auch anhand des Namens oder Typs der Warteschlange, an die diese gesendet wurden, definieren. Auch Tags, Auftragsgröße, Status, Seitenzahl, Seitengröße oder Gesamtanzahl der innerhalb eines bestimmten Zeitraums gedruckten Seiten sind mögliche Bedingungen, anhand derer die Regel angewendet wird.
YSoft SafeQ kann Aktionen ausgehend vom Tag oder der Uhrzeit auslösen. So können Sie beispielsweise das Drucken an Wochenenden oder nach den normalen Arbeitszeiten einschränken.

Die Aktion, die sich am stärksten auf die Einsparung von Druckkosten auswirkt, ist das Erzwingen beidseitiger Drucke. Ausgehend von den Bedingungen einer Regel kann Ihr Unternehmen festlegen, welche Dokumente standardmäßig beidseitig ausgedruckt werden. Eine weitere Aktion, die zu Kosteneinsparungen führt, ist die automatische Konvertierung von Farbdrucken in Graustufen. Mit diesem beiden einfachen Aktionen kann Ihr Unternehmen Regeln erzwingen, mithilfe derer Sie beträchtliche Kosteneinsparungen erreichen. Sie können Regeln festlegen, die beispielsweise für die gesamte Druckumgebung, eine Untergruppe oder auch nur für bestimmte Zeiträume gelten.

Erzwungene Duplexdrucke und Graustufenkonvertierungen sind zwei Möglichkeiten, wie das regelbasierte Modul von YSoft SafeQ Ihre Kosten verringert. Das regelbasierte Modul senkt Ihre Kosten zudem auch auf indirekte Weise, da es Ihre Effizienz und Produktivität steigert. Mithilfe von Regeln ist es beispielsweise möglich, automatisch Wasserzeichen zu vertraulichen Dokumenten hinzuzufügen oder für bestimmte Aufträge einen vorab festgelegten Satz an Exemplaren zu drucken, wodurch die Mitarbeiter Zeit sparen. Regeln ermöglichen es auch, dass Druckaufträge automatisch gelöscht werden, wenn eine unzulässige Aktion erkannt wird – z. B. wenn ein Druckauftrag nur für eine Datei in einem bestimmten Format gilt.

Benachrichtigungen informieren den Benutzer über den Status seiner Druckaufträge sowie darüber, wie sich die Anwendung einer Regel auf einen Auftrag auswirkt. Der Versand von Benachrichtigungen erfolgt standardmäßig über E-Mails oder, wenn der YSoft SafeQ-Client verwendet wird, über ein Popupfenster an der Workstation.

Die Benachrichtigungseinstellungen einer Regel können auch angeben, dass ein externes Skript ausgeführt wird. Externe Skripts dienen als Information für Benutzer sowie als Mitteilung für das Drucksystem, damit Administratoren die Anzahl und den Typ der Benachrichtigungen nachverfolgen können, die die Benutzer erhalten. So können Administratoren dies prüfen und entsprechende Änderungen am Prozess oder an der Kommunikation mit den Benutzern vornehmen.

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