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Crédito y facturación

Las organizaciones en el que los costes de impresión, digitalización y copia deben cobrarse a los clientes o supervisarse por proyecto necesitan un método para gestionar de forma precisa y sencilla la contabilidad. El módulo Crédito y facturación asigna costes y permite realizar un seguimiento de estos. Este módulo también permite gestionar los servicios de pago por impresión mediante cuentas de usuario.
Crédito y facturación

Ventajas

Contabilidad precisa para la asignación de facturación

Contabilidad precisa para la asignación de facturación

El módulo Crédito y facturación realiza el seguimiento y elabora informes sobre los códigos de facturación introducidos en el dispositivo multifunción para facilitar la contabilidad y el seguimiento. Las organizaciones pueden usar el centro presupuestario o los códigos de cliente para realizar un seguimiento de los costes de impresión, digitalización y copia. El dispositivo multifunción se puede configurar para presentar una lista de códigos de facturación o números de proyectos disponibles para el usuario.

Decisiones fundamentadas, reducción del desperdicio

Decisiones fundamentadas, reducción del desperdicio

Con el módulo Crédito y facturación, los usuarios conocen el coste estimado de cada trabajo de impresión justo después de enviar el trabajo mediante una ventana de mensaje de usuario. De ese modo, el usuario puede tomar la decisión más rentable sobre el trabajo. Por ejemplo, puede elegir convertir una impresión en color en una en escala de grises o una impresión a una cara en doble cara antes de que se realice el proceso.

En el caso de la impresión 3D, DeeControl, un software que convierte un modelo 3D en instrucciones de impresión, informa al usuario de la cantidad estimada de filamento que utilizará el modelo antes de la impresión.

Administración de los servicios de pago por impresión

Administración de los servicios de pago por impresión

Las organizaciones como instituciones educativas, bibliotecas públicas o centros de negocios en hoteles, que aceptan pagos por servicios de copia, digitalización e impresión 3D y en papel, pueden utilizar el módulo Crédito y facturación, junto con la Máquina de pagos YSoftpara automatizar la carga y recarga de cuentas de usuarios. Algunas organizaciones asignan a empleados o estudiantes específicos un presupuesto de impresión gratuita y cobran por imprimir solo cuando se supera esta asignación. El módulo Crédito y facturación se puede establecer para administrar esta configuración y también lo puede administrar el personal que utiliza la aplicación de administración basada en la Web Cash Desk.
Cuotas de impresión para controlar los costes

Cuotas de impresión para controlar los costes

Las organizaciones que deseen ahorrar gastos en los servicios de impresión administrados (MPS, por sus siglas en inglés) pueden configurar cuotas de impresión para garantizar que se siguen los controles de costes según las políticas de impresión del parque de dispositivos multifunción. Los administradores pueden establecer cuotas de páginas compartidas o individuales por usuarios y por centros de costes para que coincidan con los objetivos de un contrato de MPS.

CRÉDITO Y FACTURACIÓN

El módulo Crédito y facturación ofrece también una oportunidad de ingresos a través de servicios de pago por impresión, y la asignación y la recuperación de costes precisa.

El módulo Crédito y facturación de YSoft SafeQ ofrece la flexibilidad y el control de los costes de cobro de las operaciones de impresión, copia y digitalización. Como solución cómoda, ágil y sencilla para los servicios de pago por impresión, los usuarios también reciben información del coste de su trabajo de impresión para permitirles tomar mejores decisiones de uso a fin de reducir los cotes.

Este módulo ofrece tres formas de reducir o recuperar costes, y aumentar los ingresos:

  • Consiga que los usuarios se responsabilicen por sus trabajos de copia, digitalización o impresión 3D y en papel para fomentar hábitos de ahorro.
  • Se pueden seleccionar códigos de facturación para asignar el uso de servicios de impresión a diferentes proyectos.
  • Los costes de impresión, copia o digitalización se pueden incluir en los informes para el administrador o el equipo directivo identifiquen dónde se deben aplicar medidas de reducción de costes o desperdicio.

Funciones de contabilidad

Las funciones de contabilidad del módulo Facturación y crédito permiten reducir los costes de la organización de diversas formas:

  • El administrador puede crear listas de precios para impresoras específicas, usuarios individuales y centros de costes.
  • Los usuarios pueden ver los costes asociados a sus trabajos de impresión, copia y digitalización 3D y en papel. Los costes de los trabajos de copia y digitalización, y el papel pueden mostrarse para el usuario en el dispositivo multifunción o en una impresora YSoft be3D cuando se trabaja con modelos 3D.
  • Los códigos de facturación permiten facturar los costes de impresión a usuarios y clientes.
  • Los costes se pueden incluir en los informes de YSoft SafeQ para que los consulte la dirección a fin de decidir si se deben aplicar medidas de reducción de costes.

El administrador puede establecer códigos de facturación que permiten que su organización gestione y realice el seguimiento de los costes por usuarios, departamentos, proyectos y centros de costes. Por ejemplo, cuando personas de varios departamentos trabajan juntas en diversos proyectos para diferentes clientes, puede realizar un seguimiento de los costes de impresión para cada uno de los clientes y facturar así acorde a estos gastos.

El usuario puede elegir el código de facturación adecuado para su trabajo al enviar el trabajo de impresión de YSoft SafeQ Client a su PC, o bien seleccionar el código en la impresora entre las diferentes opciones que aparecen en el terminal de YSoft SafeQ.

Gestionar códigos de facturación es sencillo y puede realizarse de forma masiva:

  • Los códigos de facturación se pueden importar desde un archivo CSV.
  • Los códigos de facturación se pueden asignar a un centro de costes, lo que elimina la necesidad de definir códigos para cada usuario.

A fin de reducir todavía más los costes, su organización puede administrar el uso excesivo bloqueando determinados trabajos de impresión o facturando trabajos al usuario. Si su organización es una institución educativa, probablemente esta función resulte esencial.

El módulo Crédito y facturación de YSoft SafeQ permite a su organización definir políticas que incluyan cuotas por servicios gratuitos. Para ello, se emiten créditos virtuales que pueden reponer automáticamente la cuenta de servicios de impresión de un usuario cada cierto tiempo establecido previamente. Para un uso que supere la cuota, o cuando su organización desee realizar un cargo por los servicios, el módulo Crédito y facturación permite a los usuarios pagar a través de una cuenta de crédito personal.

En los terminales de Ysoft SafeQ o en la Máquina de pagos YSoft (un portal de autoservicio) puede consultarse de cuánto dispone el usuario para gastar.

Cuando un usuario supere la cuota permitida, el límite de crédito virtual y cualquier crédito personal adquirido, aparecerá una notificación en el terminal.

Cash Desk es una aplicación web que permite a un empleado designado administrar cuentas de usuario mediante la aceptación de dinero en efectivo y la aplicación de crédito a la cuenta de un usuario. Cash Desk puede resultar de gran utilidad para su empresa si tiene una base de datos de tamaño reducido o si no se requieren muchas operaciones de cuentas, por ejemplo si con el crédito virtual es suficiente para satisfacer la mayoría de las necesidades de los usuarios.

Cash Desk permite al administrador asignado aplicar crédito en la cuenta de un usuario, devolver crédito personal o realizar un reembolso si un trabajo no se ha finalizado correctamente, por ejemplo, por atasco de papel.

Las notificaciones pueden informar de inmediato a los usuarios si su saldo de crédito es inferior a una cantidad establecida. Esta notificación se genera en cuanto se alcanza dicha cantidad, por lo que los usuarios pueden recargar su cuenta en ese mismo momento y no cuando necesiten imprimir o copiar. Los usuarios que intenten utilizar los servicios de impresión y copia sin suficiente saldo pueden ser bloqueados.

Es posible que también se envíen notificaciones para informar al titular de la cuenta acerca de las transacciones. Así se alerta a un usuario en caso de que se haga uso de su cuenta sin su conocimiento. Las cuentas de crédito personal representan dinero real, y están sujetas a un posible uso no autorizado. Si una transacción no se ha autorizado, el usuario puede solicitar un reembolso al administrador para que se devuelva a la cuenta la cantidad no autorizada.

Además, en el caso de la impresión 3D, las notificaciones alertan al usuario cuando el trabajo de impresión está a punto de finalizar. Las notificaciones a los administradores de impresoras 3D alertan cuando se produce un problema con una impresa (por ejemplo si se ha acabado el filamento o se requiere asistencia). Todas las notificaciones son completamente personalizables y pueden configurarse de acuerdo con las políticas y necesidades de su organización.

En las organizaciones con una gran cantidad de tráfico de sistema de impresión, es posible reducir los costes administrativos otorgando a los usuarios acceso a un proceso de autoservicio.

El autoservicio permite a los usuarios recargar sus cuentas mediante una puerta de enlace de pago. Los usuarios pueden utilizar PayPal o una tarjeta de crédito para recargar sus cuentas. Además, la función de autoservicio puede integrarse fácilmente con una amplia variedad de otras puertas de enlace de pago que hay disponibles actualmente en el mercado.

Si su organización desea realizar el cobro de los servicios impresión, digitalización y copia en papel y 3D, el módulo Crédito y facturación permite a los usuarios adquirir crédito personal y utilizarlo para pagar dichos servicios.

Este crédito personal también puede usarse para adquirir servicios junto con cualquier cuota de crédito virtual que haya disponible. A través del módulo Crédito y facturación, su organización puede elegir la forma más adecuada para los usuarios para adquirir crédito personal: Cash Desk, puertas de enlace de pago, cupones o máquina de pago de autoservicio.

Una forma eficaz de reducir los costes es concienciar a los usuarios de los costes asociados a sus impresiones, copias y digitalizaciones antes de que el dispositivo multifunción o la impresora 3D realice el trabajo. Para tener el mayor impacto posible, en la interfaz del MFD se muestran las estimaciones de los costes que tienen los trabajos, o en caso de tratarse de un modelo 3D, en la interfaz de la impresora YSoft be3D se ofrece una estimación de la cantidad de filamento necesaria. De ese modo, el usuario puede tomar la decisión más rentable sobre el trabajo. Así, el usuario puede elegir si desea convertir un trabajo de impresión en color a blanco y negro antes de que se imprima o que partes de un modelo 3D se impriman de forma más eficiente o con menor calidad si se trata de un primer prototipo de prueba.

En determinados entornos, no es viable implementar el YSoft SafeQ Client en las estaciones de trabajo del usuario. En estos casos, los usuarios pueden ver las estimaciones de precio de la impresora en la interfaz de usuario del terminal integrado YSoft SafeQ o en el terminal de hardware de Y Soft.

Normalmente los usuarios realizan sus impresiones, copias y digitalizaciones en diferentes impresoras. El administrador puede establecer una lista de precios diferente para cada uno de los dispositivos multifunción, lista basada en los costes reales de las impresiones, copias y digitalizaciones de cada una de las impresoras específicas. El precio de cada trabajo se establece de manera acorde con la impresora encargada de realizarlo.

El módulo Crédito y facturación de YSoft SafeQ también ayuda a su organización a reducir los costes indirectos de impresión. Por ejemplo, pueden crearse varias listas de precios distintas para empleados, como los administradores. Estas listas de precios pueden valorar no solo el precio de cada trabajo, sino también el tiempo que tarda en completarse. Este tipo de lista de precios también puede crearse para los centros de costes.

Las plantillas predefinidas existentes facilitan a los administradores la labor de creación de las listas de precios. Cada una de las plantillas puede vincularse a una impresora, a un usuario o a un centro de costes determinado.

El crédito virtual representa la cantidad de servicios de impresión gratuitos que hay disponibles para el usuario. Una vez que el administrador lo asigna, el usuario ya no puede canjearlo y se reduce de manera acorde solo cuando el usuario realiza impresiones, copias o digitalizaciones.

Pueden crearse cuotas de crédito virtual para empleados o estudiantes para realizar servicios de impresión, copia y digitalización en papel.

A fin de reducir las tareas administrativas, el módulo Crédito y facturación de YSoft SafeQ permite al administrador definir recargas automáticas periódicas que proporcionan a los usuarios nuevo crédito virtual en intervalos definidos. Es posible mover crédito virtual que no se utilice al siguiente periodo definido.

Tal vez desee automatizar el proceso de recarga mediante cupones en caso de que su organización:

  • Cuente con una gran cantidad de tráfico de recarga.
  • No desee ofrecer pago electrónico.
  • No desee tener una persona que se encargue de controlar las transacciones en efectivo.

Los cupones son códigos exclusivos que se distribuyen en papel o en formato electrónico. Un administrador puede definir grandes cantidades de cupones a la vez, exportarlas fácilmente a una plantilla e imprimirlas en tarjetas. Después, estas tarjetas se envían a los usuarios (mediante una máquina de distribución o a través de un recepcionista), quienes pueden canjearlas para realizar impresiones autoservicio.

Módulo y producto complementario

Máquina de pagos de YSoft SafeQ

Si se utiliza con el módulo Crédito y facturación o YSoft be3D eDee, este dispositivo de pago de autoservicio opcional permite a los usuarios añadir crédito a su cuenta de servicios de impresión mediante la aceptación de monedas y billetes de la divisa seleccionada. La Máquina de pagos YSoft está protegida frente a robos y envía automáticamente un mensaje al administrador si se detecta una manipulación.

Aplicación automática de las políticas de gestión de impresión

Muchas organizaciones deben incluir el uso de la impresión en sus políticas corporativas medioambientales y de ahorro de costes. Por ejemplo, una política de la empresa puede exigir que los documentos grandes permanezcan siempre en formato digital y nunca se impriman. Cuando el módulo Motor basado en reglas se utiliza con el módulo Crédito y facturación, el administrador puede crear una regla que rechace automáticamente esos trabajos y envíe una notificación al usuario de que su trabajo se ha rechazado debido a la política de la compañía.

El módulo Crédito y facturación está disponible en estos productos de Y Soft

YSOFT SAFEQ: UNA PLATAFORMA DE SOLUCIONES DE FLUJOS DE TRABAJO

YSOFT SAFEQ: UNA PLATAFORMA DE SOLUCIONES DE FLUJOS DE TRABAJO

 

YSoft SafeQ se ha diseñado como una plataforma. Hoy, la base de la plataforma son la administración de impresión la captura de documentos y la administración de impresión 3D.

Nuestras soluciones vienen en paquetes, lo que le permite conseguir la mejor calidad. No obstante, también pueden adquirirse módulos individuales. Cuando se añaden módulos adicionales o paquetes de software, los módulos que ya se están utilizando se pueden compartir entre las nuevas funciones para que su inversión esté protegida.

Los módulos o los paquetes de la plataforma YSoft SafeQ se ofrecen como una licencia perpetua o un servicio de suscripción flexible. YSoft SafeQ puede implementarse en las instalaciones o en una nube privada o híbrida.

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