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TRABAJAR DESDE CASA CON YSOFT SAFEQ

Las organizaciones que utilizan YSoft SAFEQ (en las instalaciones o en la nube) pueden aprovechar las funciones y los consejos que se destacan a continuación para ayudar al personal que trabaja desde casa o al distanciamiento social en la oficina. Además, las extensiones de YSoft SAFEQ pueden proporcionar más ayuda para trabajar en casa según sea necesario.   

Aquí se puede ver una grabación de un seminario web en el que se abordan estos temas. Contraseña: SafeQ2020 

Autenticación/Print Roaming para el distanciamiento social

SUGERENCIA: Aunque a menudo se da por sentado, la autenticación, cuando se verifica la identidad de un trabajador mediante credenciales de inicio de sesión o un lector de ID, puede ayudar a cumplir los requisitos de distanciamiento social. El personal que trabaja desde casa puede enviar sus trabajos de forma remota. Durante su tiempo asignado en la oficina o con una impresora multifunción colocada estratégicamente en la entrada o en un lugar visible, pueden realizar sus trabajos de impresión. 

Colas compartidas 

Una característica de YSoft SAFEQ es la capacidad de añadir miembros del personal a una cola compartida. Tanto el personal que trabaja desde casa como el que está en la oficina pueden enviar trabajos a una cola compartida. Una situación típica puede ser que una persona que trabaja desde casa envíe trabajos de impresión (procesamiento de pedidos y documentos de envío) que utilizan los compañeros de los departamentos de almacenamiento y envío. 

Impresión en una impresora doméstica

Los administradores pueden redirigir trabajos de impresión a una impresora doméstica. El empleado que trabaja desde casa se conecta a la oficina a través de VPN y puede enviar trabajos desde el ordenador portátil e imprimirlos en la impresora doméstica. Si es necesario, el módulo Elaboración de informes puede proporcionar detalles precisos sobre los reembolsos de los empleados. 

Carga de documentos 

En un escenario en el que el empleado que trabaja desde casa no dispone de acceso a una impresora o una VPN o en el que es posible que utilice su ordenador personal, las horas de oficina se pueden utilizar para imprimir documentos necesarios. YSoft SAFEQ permite a los empleados cargar documentos en la página web o la dirección de correo electrónico de una empresa para que se puedan imprimir cuando este llegue a la oficina.

Flujos de trabajo de digitalización automatizados

Con el módulo de Flujos de trabajo de digitalización automatizados de YSoft SAFEQ, los trabajadores en la oficina pueden digitalizar documentos que se envían de forma automática y segura a repositorios de documentos de terceros a los que pueden acceder los empleados que trabajan desde casa. O bien, los documentos se pueden digitalizar en correo electrónico, carpetas de red compartidas o aplicaciones de terceros.  

YSoft SAFEQ Mobile App 

Para ofrecer impresión sin contacto, los empleados pueden utilizar YSoft SAFEQ Mobile App para publicar los trabajos de impresión enviados sin tener que utilizar la interfaz de usuario del dispositivo multifunción. La aplicación para dispositivos móviles muestra al empleado todos los trabajos de impresión en espera y puede aplicar las opciones de finalización disponibles en la impresora seleccionada.  

MFX Mobile for contactless printingMFX Mobile para la impresión sin contacto

When printing in the office, limiting staff’s exposure to contamination through touching a printer’s interface can help with health safety.YSoft MFX Mobile enables staff to use their mobile phone (iOS or Android) to authenticate at the printer.By configuring SAFEQ to print all, users do not have to touch the printer at all to have their waiting print jobs released and printed.En la impresión dentro de la oficina, limitar la exposición del personal al riesgo de contaminación por contacto con la interfaz de la impresora puede contribuir a la seguridad sanitaria.YSoft MFX Mobile permite a los trabajadores utilizar su teléfono móvil (iOS o Android) para autenticarse en la impresora.Al configurar SAFEQ para que imprima todos los trabajos, los usuarios no tienen que tocar la impresora en ningún momento para que los trabajos de impresión en espera se lancen y se impriman.

Extensiones que ayudan a trabajar desde casa 

Obtenga más información sobre estas extensiones en el catálogo de extensiones e integraciones
  • Delegación de impresión: esta extensión, similar a la función de cola compartida de YSoft SAFEQ, proporciona una interfaz web adicional para que los administradores que no sean de SAFEQ puedan gestionar el acceso de los miembros, por lo que la empresa no dependerá del equipo de TI. 
  • Convertir a PDF / Convertir a correo electrónico: especialmente útil con sistemas existentes que no tienen una opción de impresión a PDF o cuando deben compartirse documentos. Un empleado envía un trabajo de impresión como de costumbre y se crea un archivo PDF, que se almacena en una carpeta de inicio predefinida. El empleado que trabaja desde casa puede acceder a los documentos de la carpeta o incluir trabajos de impresión en ella para que otros usuarios accedan a ellos. Del mismo modo, se puede configurar para enviar el documento PDF por correo electrónico.  
  • Tarjetas autoasignadas: un caso de uso interesante, pero significativo durante la pandemia de COVID-19. El personal del hospital se encuentra sobre el terreno realizando pruebas a pacientes para comprobar si están contagiados con el virus y es necesario imprimir instrucciones. Los empleados del hospital utilizan tarjetas de autenticación con límite de tiempo que se leen mediante un lector de tarjetas del dispositivo multifunción. A continuación, estas tarjetas se actualizan (o se descartan) al finalizar el turno. Estas ubicaciones móviles o temporales pueden ser necesarias en urgencias y no requieren la intervención de ningún equipo de TI. 
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