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Motor basado en reglas

El módulo Motor basado en reglas es esencial para reducir los costes y el desperdicio, garantizando el cumplimiento de las políticas corporativas de gestión de impresión. Los administradores tienen la flexibilidad de establecer reglas para satisfacer las necesidades de la organización y los usuarios.

Independientemente de si los requisitos de políticas de gestión de impresión de su organización son reducir costes, o aumentar la seguridad o la sostenibilidad, el Motor basado en reglas garantiza el cumplimiento de los objetivos.

Los trabajos de impresión pueden redirigirse automáticamente, por ejemplo, a una impresora más pequeña próxima al escritorio del usuario. Además, las reglas permiten a los usuarios recibir notificaciones acerca de los trabajos de impresión y para que se ejecuten automáticamente los guiones que agilizan y facilitan las actividades relacionadas con la impresión.

La eficacia de cada una de las impresoras depende de su uso para ofrecer funciones de forma óptima dentro del contexto de todo el entorno de impresión. Así, por ejemplo el Motor basado en reglas no solo permite convertir automáticamente determinados trabajos de impresión en escala de grises o trabajos a doble cara, lo que reduce los costes directos de impresión, sino que también hace que los trabajos en color de grandes dimensiones sean redirigidos automáticamente a dispositivos multifunción más eficientes para conseguir un valor añadido y una eficacia aún mayor.

Las reglas permiten a los administradores controlar automáticamente el acceso a las funciones de las impresoras para alinear las operaciones del entorno de impresión con la estrategia financiera y los procesos de su organización. Por ejemplo, es posible evitar automáticamente la impresión de grandes trabajos o hacer que estos sean redirigidos a la impresora más eficiente.

El activador es la primera parte de la regla que el administrador define, y determina lo que puede provocar la ejecución de la regla. Cada una de las condiciones, acciones o notificaciones de la regla, así como la combinación de ellas, puede requerir diferentes activadores, lo que permite la creación de reglas minuciosas para satisfacer las necesidades específicas y complejas de la organización. El módulo Motor basado en reglas de YSoft SafeQ ayuda a los administradores guiándoles a través de la configuración de reglas y no permitiendo combinaciones de parámetros no admitidas.

En primer lugar, el administrador elige el punto del proceso de impresión que activa la regla. La regla puede activarse cuando el servidor de YSoft SafeQ recibe un trabajo de impresión desde el dispositivo de un servidor, como puede ser una estación de trabajo, o desde un servidor de impresión. Después, el administrador define cómo YSoft SafeQ procesará el trabajo, por ejemplo, redirigiendo el trabajo a otra cola, como puede ser una cola directa en otra impresora más rentable. El administrador también puede especificar que la regla provoque el envío de notificaciones al cliente de YSoft SafeQ cuando en la estación de trabajo del usuario aparezca una ventana de notificación emergente sobre la acción aplicada al trabajo de impresión. Un activador también puede hacer que se envíe una notificación cuando un usuario cierre sesión o cuando cambie el estado de un trabajo.

A continuación, el administrador establece lo que ocurrirá antes de que el trabajo se lance a la impresora. Así, por ejemplo, el activador puede provocar que el trabajo se rechace o que se apliquen cambios en él, como que se imprima en blanco y negro en lugar de en color. El activador puede hacer también, por ejemplo, que se deniegue la autenticación de usuarios en una impresora.

Normalmente, el administrador establece una regla para determinados títulos de trabajos en la que se utilizan expresiones regulares para hacer que el título coincida con los tipos de trabajo de la forma más exacta posible. Esta condición puede aplicarse a trabajos impresos desde una aplicación concreta o a determinados formatos de archivo mediante la definición del sufijo (como por ejemplo archivos de imagen TIFF). Las reglas también pueden aplicarse a trabajos basados en el nombre o el tipo de cola a la que han realizado el envío. Además, como condiciones del trabajo que hacen que se aplique la regla, pueden utilizarse también etiquetas, el tamaño del trabajo, el estado, el número de páginas, el tamaño de las páginas o el número total de páginas impresas en un periodo de tiempo especificado.
YSoft SafeQ puede activar una regla si se envía un trabajo a una impresora o a un tipo de impresora específico. Además, las reglas pueden establecerse para determinados servidores del entorno de YSoft SafeQ.
YSoft SafeQ puede activar acciones basadas en la hora o el día. Por ejemplo, tal vez desee que se restrinja la impresión los fines de semana o después del horario laboral.
Las reglas pueden establecerse para determinados usuarios, grupos, departamentos o funciones. Por ejemplo, una regla puede activarse si el trabajo de impresión lo envía un usuario o centro de costes específico.

La acción que supone un mayor ahorro en los gastos de impresión es la impresión a doble cara. Basándose en las condiciones de una regla, su organización puede especificar qué documentos deben imprimirse por las dos caras de forma predeterminada. Otra acción que permite ahorrar en costes es convertir automáticamente las impresiones en color en escala de grises. Con estas dos simples acciones, su organización puede implementar reglas que permiten ahorrar costes de forma significativa. Estas reglas pueden aplicarse, por ejemplo, a todo el entorno de impresión, a un subgrupo o únicamente a periodos de tiempo específicos.

La impresión a doble cara y la conversión a escala de grises son dos formas que tiene el módulo Motor basado en reglas de YSoft SafeQ para reducir costes. Además, el Motor basado en reglas puede también reducir costes de manera indirecta mediante el incremento de la eficacia y la productividad. Así, por ejemplo, las reglas pueden hacer que se añada de forma automática una marca de agua en los documentos confidenciales o que se imprima un número de copias predefinido de determinados tipos de trabajo, lo que permite a los empleados ahorrar tiempo. Las reglas pueden también hacer que se elimine automáticamente un trabajo de impresión si se detecta una acción prohibida, como por ejemplo un trabajo de impresión de un archivo en un determinado formato.

Las notificaciones informan proactivamente al usuario acerca del estado de sus trabajos de impresión, además de cómo puede haber afectado a un trabajo la aplicación de una regla. Los usuarios pueden recibir notificaciones en un mensaje de correo electrónico estándar o, si está en uso YSoft SafeQ Client, en una ventana emergente en su estación de trabajo.

En los ajustes de las notificaciones de una regla también se puede especificar que se ejecute un script externo. Los scripts externos se pueden utilizar para informar a los usuarios y notificar al sistema de impresión que los administradores pueden realizar un seguimiento del número y el tipo de notificaciones que reciben los usuarios. Esto permite a los administradores revisar y realizar cualquier cambio que sea necesario en el proceso o en la comunicación con los usuarios.

EL MÓDULO MOTOR BASADO EN REGLAS ESTÁ DISPONIBLE EN ESTOS PRODUCTOS DE Y SOFT

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