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Crédit et facturation

Les organisations dont les coûts d'impression, de numérisation et de copie doivent être facturés aux clients ou imputés à un projet particulier doivent disposer d'un système de comptabilisation précis et simple. Le module Crédit et facturation assure la répartition et le suivi des coûts. Le module prend également en charge la création de comptes d'utilisateur pour gérer les services payants.
Crédit et facturation

Avantages

Comptabilisation précise des opérations pour la facturation ou l'allocation des coûts

Comptabilisation précise des opérations pour la facturation ou l'allocation des coûts

Le module Crédit et facturation assure le suivi des codes de facturation entrés par l'utilisateur et génère des rapports pour faciliter la comptabilisation et le suivi. Les organisations peuvent utiliser des codes de centre de coût ou des codes client pour suivre les coûts d'impression, de numérisation et de copie. Le périphérique d'impression peut être configuré de manière à présenter à l'utilisateur une liste de codes de facturation ou de numéros de projet.

Choix éclairés, moins de déchets

Choix éclairés, moins de déchets

Le module Crédit et facturation informe les utilisateurs du coût estimé d'une tâche d'impression immédiatement après sa soumission. L'utilisateur peut donc prendre une décision avisée sur la suite à donner à sa tâche. Par exemple, il peut choisir de convertir une tâche d'impression couleur en noir et blanc ou en recto verso avant de l'imprimer.

Concernant l'impression 3D, DeeControl, un logiciel qui traduit les modèles 3D en instructions d'impression, informe l'utilisateur de la quantité de filament dont son modèle aura besoin avant l'impression.

Gestion des services payants

Gestion des services payants

Certaines organisations comme les établissements d'enseignement, les bibliothèques publiques ou les centres d'affaires hôteliers qui facturent l'utilisation de leurs services d'impression 3D ou papier, de copie et de numérisation, peuvent utiliser le module Crédit et facturation associé au Terminal de paiement YSoftpour automatiser le chargement et le rechargement des comptes d'utilisateur. Certaines organisations prévoient un budget autorisant chaque employé ou étudiant à imprimer gratuitement un certain nombre de documents. Une fois le quota atteint, les tâches d'impression sont facturées. Il est possible de définir le module Crédit et facturation pour gérer cette configuration, ou elle peut être administrée par le personnel à l'aide de l'application web Cash Desk.
Quotas d'impression pour contrôler les coûts

Quotas d'impression pour contrôler les coûts

Les organisations qui souhaitent maximiser les économies de coûts introduites par les services d'impression gérés (MPS) peuvent mettre en place des quotas d'impression de façon à veiller au respect des contrôles des coûts dans le cadre des règles d'impression établies pour leur parc de périphériques multifonctions. Les administrateurs peuvent configurer des quotas de pages partagés ou individuels par utilisateur et par centre de coûts pour répondre aux objectifs d'un contrat MPS.

CRÉDIT ET FACTURATION

Le module Crédit et facturation permet également de générer des revenus grâce aux services de paiement à l'impression et à un système précis de répartition et de recouvrement des coûts.

Le module Crédit et facturation offre la flexibilité et le contrôle nécessaires pour facturer les coûts d'impression, de copie et de numérisation. Cette solution pratique, rapide et facile à utiliser informe les utilisateurs des coûts engendrés par leurs tâches pour qu'ils puissent prendre de meilleures décisions et contribuer à la réduction des dépenses.

Pour réduire ou recouvrer les coûts et augmenter les revenus, ce module propose trois méthodes :

  • Tenir les utilisateurs responsables de leurs tâches (impression 3D, papier, copie ou numérisation) pour les encourager à faire des économies.
  • Utiliser des codes de facturation pour affecter l'utilisation des services d'impression à des projets particuliers.
  • Inclure les coûts associés aux tâches d'impression, de copie ou de numérisation dans les rapports à l'attention de l'administrateur ou de la direction pour savoir où mettre en place des mesures de réduction des déchets ou des coûts.

Fonctionnalité de comptabilisation

Les fonctionnalités de comptabilisation du module Crédit et facturation permettent de réduire les coûts de votre organisation de plusieurs manières :

  • L'administrateur peut créer des listes de prix pour des imprimantes, des utilisateurs individuels et des centres de coûts spécifiques.
  • Les utilisateurs peuvent voir les coûts associés à leurs tâches (impression 3D ou papier, copie ou numérisation). L'utilisateur peut afficher les coûts des tâches d'impression papier, de copie et de numérisation sur le périphérique multifonctions ou sur une imprimante YSoft be3D s'il imprime des modèles 3D.
  • Les codes de facturation permettent de facturer les coûts d'impression aux utilisateurs.
  • Les coûts peuvent être inclus dans les rapports YSoft SafeQ adressés à la direction pour qu'elle décide si des mesures de réduction des coûts doivent être mises en place.

L'administrateur peut configurer des codes de facturation pour permettre à votre organisation de gérer et de suivre les coûts par utilisateur, service, projet ou centre de coûts. Par exemple, quand les employés de différents services collaborent sur plusieurs projets pour des clients distincts, vous pouvez suivre les coûts d'impression associés à chaque client et les facturer en conséquence.

L'utilisateur peut choisir le code de facturation approprié quand il envoie une tâche d'impression à partir de YSoft SafeQ Client sur son PC ou sélectionner le code parmi les options affichées sur un terminal YSoft SafeQ connecté à une imprimante.

La gestion des codes de facturation est simple et peut être effectuée en bloc :

  • Les codes de facturation peuvent être importés à partir d'un fichier CSV.
  • Les codes de facturation peuvent être affectés à un centre de coûts, ce qui évite de définir des codes pour chaque utilisateur.

Pour réduire les coûts résultant d'une utilisation excessive, votre organisation peut bloquer certaines tâches d'impression ou les facturer à l'utilisateur. Si vous travaillez dans un établissement d'enseignement, cette capacité est probablement essentielle.

Le module Crédit et facturation YSoft SafeQ permet à votre organisation de définir des stratégies incluant des quotas de services gratuits. L'utilisateur reçoit un crédit virtuel qui peut réapprovisionner automatiquement son compte de services d'impression à des intervalles prédéterminés. Si l'utilisateur dépasse le quota ou si votre organisation souhaite facturer des services, le module Crédit et facturation permet aux utilisateurs de recourir à un compte de crédit personnel pour payer les services qu'il utilise.

Des informations sur le montant que l'utilisateur peut dépenser sont indiquées sur les terminaux YSoft SafeQ ou dans le terminal de paiement YSoft, un portail en libre-service.

Quand un utilisateur dépasse le quota autorisé, la limite de crédit virtuel et tout crédit personnel acheté, une notification s'affiche sur le terminal.

Cash Desk est une application web de gestion de comptes d'utilisateurs qui permet à un employé désigné d'accepter des espèces et d'appliquer le crédit au compte correspondant. Cash Desk peut convenir à votre organisation si elle compte peu d'utilisateurs et/ou si de nombreuses opérations de compte ne sont pas nécessaires, par exemple si le crédit virtuel est suffisant pour répondre aux besoins de la plupart des utilisateurs.

Cash Desk permet au responsable désigné d'appliquer un crédit au compte d'un utilisateur, de rembourser un crédit personnel ou de procéder à un remboursement si une tâche n'a pas été menée à bien (par exemple en cas de bourrage papier).

Les notifications permettent d'informer immédiatement les utilisateurs si leur solde créditeur est inférieur à un montant défini. Une notification est envoyée dès que le montant défini est atteint. Les utilisateurs peuvent ainsi réapprovisionner leur compte immédiatement, et non au moment où ils ont besoin d'imprimer ou de copier un document. Les utilisateurs qui tentent d'utiliser des services d'impression et de copie avec un solde créditeur insuffisant peuvent être bloqués.

Des notifications peuvent également être envoyées pour informer le titulaire du compte des transactions effectuées. Un utilisateur peut ainsi être alerté si son compte a été utilisé à son insu. Les comptes de crédit personnels représentent des sommes d'argent réelles qui peuvent faire l'objet d'une utilisation non autorisée. Si une transaction n'a pas été autorisée, l'utilisateur peut demander à l'administrateur de restituer le montant non autorisé sur son compte.

Dans le cadre de l'impression 3D, les utilisateurs peuvent recevoir une notification quand leur tâche d'impression est presque terminée. Les administrateurs d'imprimantes 3D peuvent également être avertis en cas de problème (filament épuisé, entretien, etc.). Toutes les notifications sont personnalisables et peuvent être configurées en fonction des stratégies et des besoins de votre organisation.

Les organisations dont le trafic sur le système d'impression est élevé peuvent réduire leurs coûts administratifs en établissant un processus accessible aux utilisateurs en libre-service.

Ce processus en libre-service permet aux utilisateurs de réapprovisionner leur compte au moyen d'une passerelle de paiement. Les utilisateurs peuvent utiliser PayPal ou une carte de crédit pour réapprovisionner leur compte. De plus, le processus en libre-service peut être facilement intégré à d'autres passerelles de paiement disponibles sur le marché.

Si votre organisation souhaite facturer ses services (impression papier et 3D, numérisation et copie), le module Crédit et facturation permet aux utilisateurs de créditer un compte personnel et de s'en servir pour payer des services.

Un compte de crédit personnel peut également être utilisé pour acheter des services conjointement à un quota de crédit virtuel disponible. Le module Crédit et facturation prend en charge plusieurs systèmes de gestion de comptes de crédit personnel. Votre organisation peut choisir le plus pratique pour les utilisateurs : Cash Desk, passerelles de paiement, bons d'achat ou terminaux de paiement en libre-service.

Pour réduire les coûts, un moyen efficace consiste à sensibiliser les utilisateurs aux coûts engendrés par les opérations d'impression, de copie ou de numérisation avant même leur exécution sur le périphérique multifonctions ou l'imprimante 3D. Pour maximiser l'impact, l'estimation du coût d'une tâche est indiquée sur l'interface du périphérique multifonctions. Dans le cas d'un modèle 3D, l'estimation de la quantité de filament requise est indiquée sur l'interface de l'imprimante YSoft be3D. L'utilisateur peut donc prendre une décision avisée sur la suite à donner à sa tâche d'impression. Par exemple, il peut choisir de convertir une tâche d'impression couleur en niveaux de gris avant de l'imprimer. Il peut aussi choisir d'imprimer les pièces d'un modèle 3D plus efficacement ou avec une qualité inférieure s'il s'agit d'un prototype.

Dans certains environnements, il est impossible de déployer YSoft SafeQ Client sur les postes de travail Dans ce cas, les estimations de coût sont indiquées sur l'interface utilisateur de YSoft SafeQ Terminal Embedded ou du terminal matériel Y Soft.

Les utilisateurs réalisent généralement leurs opérations d'impression, de copie et de numérisation sur des imprimantes différentes. L'administrateur peut configurer une liste de prix différente pour chaque périphérique multifonctions en fonction des coûts réels d'impression, de copie et de numérisation associés à une imprimante spécifique. Le prix de chaque tâche est comptabilisé et affecté à l'imprimante ayant effectué la tâche.

Le module Crédit et facturation YSoft SafeQ aide également votre organisation à minimiser les coûts indirects d'impression. Des listes de prix distinctes peuvent être créées pour les employés, notamment les responsables. Ces listes de prix peuvent tenir compte non seulement du prix de chaque tâche, mais aussi du temps nécessaire à la réalisation de la tâche. Une telle liste de prix peut également être créée pour des centres de coûts.

Les modèles prédéfinis permettent aux administrateurs de créer facilement des listes de prix. Chaque modèle peut être lié à une imprimante, à un utilisateur ou à un centre de coûts spécifique.

Le crédit virtuel correspond à la quantité de services d'impression gratuits dont dispose l'utilisateur. Un utilisateur se voyant attribuer un crédit virtuel par un administrateur ne peut pas le supprimer. Le montant du crédit virtuel est réduit en fonction des tâches d'impression, de copie ou de numérisation réalisées par l'utilisateur.

Des quotas de crédit virtuel peuvent être créés pour des employés ou des étudiants pour les services d'impression papier, de copie et de numérisation.

Dans le but de réduire les tâches administratives, le module Crédit et facturation YSoft SafeQ permet à l'administrateur de définir des recharges automatiques périodiques qui offrent aux utilisateurs un nouveau crédit virtuel à des intervalles définis. Tout crédit virtuel non utilisé peut être transféré à la prochaine période définie.

Vous pouvez automatiser le processus de recharge du crédit au moyen de bons si votre organisation :

  • Gère un trafic de recharge important.
  • Ne souhaite pas offrir le paiement électronique.
  • Ne souhaite pas avoir une personne dédiée qui gère les transactions en espèces.

Les bons sont des codes uniques distribués au format papier ou électronique. Un administrateur peut définir un grand nombre de bons en même temps, les exporter facilement vers un modèle et les imprimer sur des cartes. Ces cartes sont ensuite vendues aux utilisateurs (par le biais d'un distributeur automatique ou d'un employé), et les utilisateurs peuvent les échanger pour imprimer en libre-service.

Produits et modules complémentaires

Terminal de paiement YSoft SafeQ

Associé au module Crédit et facturation ou à YSoft be3D eDee, ce périphérique de paiement libre-service en option permet aux utilisateurs de créditer leur compte de services d'impression en insérant des pièces de monnaie et des billets de la devise choisie. Le terminal de paiement YSoft est doté d'une protection antivol et envoie automatiquement un message à l'administrateur en cas de détection d'une tentative de sabotage.

Application automatique des règles d'impression

De nombreuses entreprises font figurer leur mode d'utilisation de l'impression dans leurs politiques environnementales et économiques. Par exemple, une politique d'entreprise peut interdire à ses employés d'imprimer des documents volumineux et de les conserver au format numérique. En utilisant le module Moteur basé sur des règles avec le module Crédit et facturation, un administrateur peut créer une règle qui rejette automatiquement certaines tâches et qui envoie à l'utilisateur une notification l'informant du non-respect de la politique d'entreprise.

Le module Crédit et facturation est disponible dans ces produits Y Soft

YSOFT SAFEQ – PLATEFORME DE SOLUTIONS DE FLUX

YSOFT SAFEQ – PLATEFORME DE SOLUTIONS DE FLUX

 

YSoft SafeQ est conçu comme une plateforme. Aujourd'hui, cette plateforme a pour piliers la gestion de l'impression, la capture de documents et la gestion de l'impression 3D.

Nos solutions sont proposées dans des suites qui offrent le meilleur rapport qualité-prix. Vous pouvez toutefois acheter des modules individuels. Si vous ajoutez des modules ou des suites logicielles supplémentaires, les modules déjà utilisés sont compatibles avec les nouvelles fonctionnalités afin de protéger votre investissement.

Les suites ou modules de la plateforme YSoft SafeQ sont disponibles dans le cadre d'une licence perpétuelle ou d'un service d'abonnement flexible. YSoft SafeQ peut être déployé en local ou dans le cloud (privé ou hybride).

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