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Moteur basé sur des règles

Le module Moteur basé sur des règles garantit la conformité aux règles d'impression fixées par votre entreprise. Il joue un rôle essentiel dans la réduction des coûts et des déchets. Les administrateurs peuvent définir des règles pour répondre aux besoins de l'organisation et des utilisateurs.

Que les règles d'impression définies par votre entreprise aient pour but de réduire les coûts, de renforcer la sécurité ou d'accroître la durabilité, le moteur basé sur des règles contribue à atteindre les objectifs fixés.

Moteur basé sur des règles

Avantages

Économies

Économies

Les administrateurs peuvent créer des règles pour répondre à leurs stratégies de régulation de l'impression et faire des économies réelles. Parmi les règles courantes visant à réduire les coûts dans un environnement d'impression, de numérisation et de copie, citons l'impression forcée en recto verso, l'impression forcée en noir et blanc et la suppression des tâches d'impression inutiles dans la file d'attente. Les règles peuvent également inciter les utilisateurs à prendre conscience du gaspillage. En définissant des règles encadrant ses services d'impression, une entreprise peut appliquer automatiquement ses stratégies en matière d'impression et atteindre les objectifs fixés. Elle peut aussi générer des rapports qui montrent l'adhésion aux règles et les économies réalisées, notamment celles résultant des tâches qui n'ont pas été imprimées.
Sécurité renforcée

Sécurité renforcée

Les règles d'impression au niveau de l'entreprise peuvent également inclure des mesures de sécurité concernant les documents sensibles ou confidentiels. Les administrateurs peuvent utiliser le module Moteur basé sur des règles pour forcer l'application de filigranes ou d'autres actions dans le but de respecter les normes de sécurité.
Efficacité accrue

Efficacité accrue

En fonction du type de document à imprimer, les administrateurs peuvent créer des règles pour acheminer la tâche d'impression à l'imprimante la plus économique. Par exemple, une tâche d'impression en noir et blanc de 200 pages peut être envoyée à une imprimante adaptée à ce type d'impression et associée à des coûts de papier et de sortie moins élevés. Voici une autre façon pour YSoft SafeQ de réduire les coûts d'impression. Si une tâche d'impression est réacheminée par une règle, l'utilisateur reçoit une alerte lui indiquant le périphérique multifonctions à utiliser pour l'impression.

MOTEUR BASÉ SUR DES RÈGLES

Les organisations ont besoin d'une solution de flux d'entreprise qui applique les stratégies fixées en matière d'impression pour gérer les coûts, renforcer la sécurité et éviter le gaspillage. Le module Moteur basé sur des règles de YSoft SafeQ fournit des règles par défaut et permet de définir de nouvelles règles. Le moteur basé sur des règles optimise le rendement de vos périphériques multifonctions et autres imprimantes en réseau. Il contribue aussi à réduire vos coûts et la charge de travail des administrateurs et du personnel informatique.

L'efficacité de l'environnement d'impression de votre entreprise dépend de trois facteurs :

Les tâches d'impression peuvent être automatiquement redirigées, notamment vers une imprimante plus petite à proximité du bureau d'un utilisateur. Les règles permettent également aux utilisateurs de recevoir des notifications sur leurs tâches d'impression et d'exécuter automatiquement des scripts qui facilitent et accélèrent les activités liées à l'impression.

L'efficacité d'une imprimante dépend de sa propension à offrir de manière optimale des fonctions qui s'inscrivent dans le contexte global de l'environnement d'impression. Par exemple, le Moteur basé sur des règles permet non seulement de convertir automatiquement des tâches d'impression spécifiques en niveaux de gris ou en recto verso, réduisant ainsi les coûts d'impression directs, mais il permet aussi de rediriger automatiquement les tâches couleur volumineuses vers des périphériques multifonctions plus efficaces, améliorant de ce fait la rentabilité et la valeur ajoutée.

Les règles permettent aux administrateurs de contrôler automatiquement l'accès aux fonctions de l'imprimante et d'aligner les opérations de l'environnement d'impression sur les processus de l'entreprise et sa stratégie financière. Ils peuvent, par exemple, empêcher automatiquement l'impression de tâches volumineuses ou les rediriger vers l'imprimante la plus économique.

FONCTIONNEMENT DES RÈGLES

FONCTIONNEMENT DES RÈGLES

Le module Moteur basé sur des règles de YSoft SafeQ permet aux administrateurs système de créer facilement des règles qui déclenchent automatiquement l'exécution d'une action ou l'envoi d'une notification. Chaque règle comprend trois composants principaux : un déclencheur, une condition et une action. Une règle peut également inclure un quatrième composant : une notification.

DÉCLENCHEUR

Un déclencheur définit une action pouvant entraîner l'exécution d'une règle et l'heure à laquelle YSoft SafeQ évalue les conditions pour déterminer si la règle doit être exécutée.

Le déclencheur est la première partie d'une règle définie par l'administrateur. Il détermine ce qui provoque l'exécution de la règle. Les conditions, actions et notifications associées à une règle, ou toute combinaison de ces éléments, peuvent nécessiter des déclencheurs différents. Il est donc possible de créer des règles granulaires qui répondent aux besoins complexes et spécifiques d'une organisation. Le module Moteur basé sur des règles YSoft SafeQ guide les administrateurs tout au long des étapes de configuration des règles et bloque les combinaisons de paramètres non prises en charge.

Pour commencer, l'administrateur choisit à quel stade du processus d'impression il souhaite déclencher la règle. La règle peut être déclenchée quand le serveur YSoft SafeQ reçoit une tâche d'impression d'un serveur d'impression ou du périphérique de l'utilisateur (comme un poste de travail). L'administrateur définit ensuite la façon dont YSoft SafeQ doit traiter la tâche, par exemple en la redirigeant vers une file d'attente différente (comme une file d'attente directe sur une autre imprimante plus économique). L'administrateur peut également configurer la règle de manière à ce qu'elle envoie des notifications à YSoft SafeQ Client. Dans ce cas, une fenêtre contextuelle apparaît sur le poste de travail de l'utilisateur pour l'informer de l'action appliquée à sa tâche d'impression. Un déclencheur peut aussi causer l'envoi d'une notification en cas de déconnexion d'un utilisateur ou du changement d'état d'une tâche.

L'administrateur définit ensuite ce qui se passe avant que la tâche ne soit transmise à l'imprimante. Par exemple, le déclencheur peut provoquer le rejet de la tâche ou l'application de changements (comme l'impression forcée en noir et blanc d'un document couleur). Le déclencheur peut également occasionner l'échec de la procédure d'authentification d'utilisateurs sur une imprimante.

CONDITION

Une fois la règle déclenchée, les conditions sont évaluées pour déterminer si l'action doit être effectuée ou non. Si plusieurs conditions sont définies pour une règle spécifique, elles doivent toutes être remplies pour que l'action soit effectuée. La combinaison de conditions au moyen de l'opérateur OU et non ET permet de définir davantage de règles qui sont alors évaluées en fonction de leur ordre.

CONDITIONS REQUISES POUR DÉCLENCHER DES ACTIONS OU DES NOTIFICATIONS

YSoft SafeQ fournit une liste complète des conditions pouvant entraîner des actions spécifiques ou l'envoi de notifications. L'administrateur peut donc configurer des règles conformes aux procédures de son organisation.

En général, l'administrateur définit une règle pour des titres de tâche spécifiques. Des expressions régulières sont alors utilisées pour que le titre corresponde le plus possible aux types de tâches. Cette condition peut s'appliquer aux tâches imprimées à partir d'une application spécifique ou à des formats de fichier spécifiques, par définition du suffixe (par exemple, les fichiers image TIFF). Des règles peuvent également être appliquées à des tâches en fonction du nom ou du type de la file d'attente à laquelle elles ont été envoyées. De plus, les étiquettes, la taille de la tâche, l'état, le nombre de pages, la taille des pages ou le nombre total de pages imprimées dans un intervalle de temps spécifié peuvent être utilisés comme conditions déclenchant ou non l'application d'une règle.
YSoft SafeQ peut déclencher une règle si un travail est envoyé à une imprimante ou à un type d'imprimante spécifique. Par ailleurs, des règles peuvent être définies pour des serveurs spécifiques dans l'environnement YSoft SafeQ.
YSoft SafeQ peut déclencher des actions en fonction de l'heure ou du jour. Vous pouvez ainsi limiter l'impression les week-ends ou après les heures de travail normales.
Vous pouvez définir des règles pour des utilisateurs, des groupes, des services ou des rôles spécifiques. Par exemple, une règle peut être déclenchée si la tâche d'impression a été envoyée par un utilisateur ou un centre de coûts spécifié.

ACTION

L'action est la partie de la règle qui définit ce que YSoft SafeQ fait une fois la règle déclenchée et la condition remplie (cela concerne généralement les tâches d'impression, mais pas seulement).

L'action ayant le plus d'impact sur les coûts d'impression est l'impression forcée en recto verso. Votre organisation peut définir une règle qui spécifie les documents à imprimer par défaut au format recto verso. Une autre action permettant de réaliser des économies est la conversion automatique des impressions couleur en niveaux de gris. Grâce à ces deux actions simples basées sur des règles, votre organisation peut générer des économies considérables. Il est possible d'appliquer des règles à l'ensemble de l'environnement d'impression, à un sous-groupe de l'environnement ou uniquement à des périodes spécifiques.

L'impression recto verso forcée et la conversion en niveaux de gris sont deux méthodes utilisées par le module Moteur basé sur règles YSoft SafeQ pour réduire les coûts. Le Moteur basé sur des règles peut également réduire indirectement les coûts en augmentant l'efficacité et la productivité. Il est ainsi possible de configurer des règles qui ajoutent automatiquement un filigrane à des documents confidentiels ou qui impriment un nombre prédéfini de copies pour certains types de tâches afin de faire gagner du temps aux employés. Une règle peut également supprimer automatiquement une tâche d'impression si une action interdite est détectée, par exemple l'impression d'un fichier ayant un format spécifié.

NOTIFICATIONS

Facultatif, le composant Notifications conclut la configuration des règles. Chaque règle peut déclencher l'envoi d'une notification au propriétaire de la tâche d'impression et/ou à d'autres personnes. Différents types de notifications sont disponibles.

Les notifications informent de manière proactive les utilisateurs sur l'état de leurs tâches d'impression et sur l'impact éventuel d'une règle sur une tâche. Les utilisateurs peuvent recevoir des notifications dans un e-mail standard ou, si YSoft SafeQ Client est installé, dans une fenêtre contextuelle sur leur poste de travail.

Les paramètres de notification d'une règle peuvent également spécifier l'exécution d'un script externe. Des scripts externes peuvent être utilisés pour informer les utilisateurs et avertir le système d'impression afin que les administrateurs puissent suivre le nombre et le type de notifications reçues par les utilisateurs. Les administrateurs peuvent ainsi passer en revue le processus de communication avec les utilisateurs et apporter les changements nécessaires.

YSOFT SAFEQ – PLATEFORME DE SOLUTIONS DE FLUX

YSOFT SAFEQ – PLATEFORME DE SOLUTIONS DE FLUX

 

YSoft SafeQ est conçu comme une plateforme. Aujourd'hui, cette plateforme a pour piliers la gestion de l'impression, la capture de documents et la gestion de l'impression 3D.

Nos solutions sont proposées dans des suites qui offrent le meilleur rapport qualité-prix. Vous pouvez toutefois acheter des modules individuels. Si vous ajoutez des modules ou des suites logicielles supplémentaires, les modules déjà utilisés sont compatibles avec les nouvelles fonctionnalités afin de protéger votre investissement.

Les suites ou modules de la plateforme YSoft SafeQ sont disponibles dans le cadre d'une licence perpétuelle ou d'un service d'abonnement flexible. YSoft SafeQ peut être déployé en local ou dans le cloud (privé ou hybride).

LE MODULE MOTEUR BASÉ SUR DES RÈGLES EST DISPONIBLE DANS CES PRODUITS Y SOFT

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