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Moteur basé sur des règles

Le module Moteur basé sur des règles garantit la conformité aux règles d'impression fixées par votre entreprise. Il joue un rôle essentiel dans la réduction des coûts et des déchets. Les administrateurs peuvent définir des règles pour répondre aux besoins de l'organisation et des utilisateurs.

Que les règles d'impression définies par votre entreprise aient pour but de réduire les coûts, de renforcer la sécurité ou d'accroître la durabilité, le moteur basé sur des règles contribue à atteindre les objectifs fixés.

Les tâches d'impression peuvent être automatiquement redirigées, notamment vers une imprimante plus petite à proximité du bureau d'un utilisateur. Les règles permettent également aux utilisateurs de recevoir des notifications sur leurs tâches d'impression et d'exécuter automatiquement des scripts qui facilitent et accélèrent les activités liées à l'impression.

L'efficacité d'une imprimante dépend de sa propension à offrir de manière optimale des fonctions qui s'inscrivent dans le contexte global de l'environnement d'impression. Par exemple, le Moteur basé sur des règles permet non seulement de convertir automatiquement des tâches d'impression spécifiques en niveaux de gris ou en recto verso, réduisant ainsi les coûts d'impression directs, mais il permet aussi de rediriger automatiquement les tâches couleur volumineuses vers des périphériques multifonctions plus efficaces, améliorant de ce fait la rentabilité et la valeur ajoutée.

Les règles permettent aux administrateurs de contrôler automatiquement l'accès aux fonctions de l'imprimante et d'aligner les opérations de l'environnement d'impression sur les processus de l'entreprise et sa stratégie financière. Ils peuvent, par exemple, empêcher automatiquement l'impression de tâches volumineuses ou les rediriger vers l'imprimante la plus économique.

Le déclencheur est la première partie d'une règle définie par l'administrateur. Il détermine ce qui provoque l'exécution de la règle. Les conditions, actions et notifications associées à une règle, ou toute combinaison de ces éléments, peuvent nécessiter des déclencheurs différents. Il est donc possible de créer des règles granulaires qui répondent aux besoins complexes et spécifiques d'une organisation. Le module Moteur basé sur des règles YSoft SafeQ guide les administrateurs tout au long des étapes de configuration des règles et bloque les combinaisons de paramètres non prises en charge.

Pour commencer, l'administrateur choisit à quel stade du processus d'impression il souhaite déclencher la règle. La règle peut être déclenchée quand le serveur YSoft SafeQ reçoit une tâche d'impression d'un serveur d'impression ou du périphérique de l'utilisateur (comme un poste de travail). L'administrateur définit ensuite la façon dont YSoft SafeQ doit traiter la tâche, par exemple en la redirigeant vers une file d'attente différente (comme une file d'attente directe sur une autre imprimante plus économique). L'administrateur peut également configurer la règle de manière à ce qu'elle envoie des notifications à YSoft SafeQ Client. Dans ce cas, une fenêtre contextuelle apparaît sur le poste de travail de l'utilisateur pour l'informer de l'action appliquée à sa tâche d'impression. Un déclencheur peut aussi causer l'envoi d'une notification en cas de déconnexion d'un utilisateur ou du changement d'état d'une tâche.

L'administrateur définit ensuite ce qui se passe avant que la tâche ne soit transmise à l'imprimante. Par exemple, le déclencheur peut provoquer le rejet de la tâche ou l'application de changements (comme l'impression forcée en noir et blanc d'un document couleur). Le déclencheur peut également occasionner l'échec de la procédure d'authentification d'utilisateurs sur une imprimante.

En général, l'administrateur définit une règle pour des titres de tâche spécifiques. Des expressions régulières sont alors utilisées pour que le titre corresponde le plus possible aux types de tâches. Cette condition peut s'appliquer aux tâches imprimées à partir d'une application spécifique ou à des formats de fichier spécifiques, par définition du suffixe (par exemple, les fichiers image TIFF). Des règles peuvent également être appliquées à des tâches en fonction du nom ou du type de la file d'attente à laquelle elles ont été envoyées. De plus, les étiquettes, la taille de la tâche, l'état, le nombre de pages, la taille des pages ou le nombre total de pages imprimées dans un intervalle de temps spécifié peuvent être utilisés comme conditions déclenchant ou non l'application d'une règle.
YSoft SafeQ peut déclencher une règle si un travail est envoyé à une imprimante ou à un type d'imprimante spécifique. Par ailleurs, des règles peuvent être définies pour des serveurs spécifiques dans l'environnement YSoft SafeQ.
YSoft SafeQ peut déclencher des actions en fonction de l'heure ou du jour. Vous pouvez ainsi limiter l'impression les week-ends ou après les heures de travail normales.
Vous pouvez définir des règles pour des utilisateurs, des groupes, des services ou des rôles spécifiques. Par exemple, une règle peut être déclenchée si la tâche d'impression a été envoyée par un utilisateur ou un centre de coûts spécifié.

L'action ayant le plus d'impact sur les coûts d'impression est l'impression forcée en recto verso. Votre organisation peut définir une règle qui spécifie les documents à imprimer par défaut au format recto verso. Une autre action permettant de réaliser des économies est la conversion automatique des impressions couleur en niveaux de gris. Grâce à ces deux actions simples basées sur des règles, votre organisation peut générer des économies considérables. Il est possible d'appliquer des règles à l'ensemble de l'environnement d'impression, à un sous-groupe de l'environnement ou uniquement à des périodes spécifiques.

L'impression recto verso forcée et la conversion en niveaux de gris sont deux méthodes utilisées par le module Moteur basé sur règles YSoft SafeQ pour réduire les coûts. Le Moteur basé sur des règles peut également réduire indirectement les coûts en augmentant l'efficacité et la productivité. Il est ainsi possible de configurer des règles qui ajoutent automatiquement un filigrane à des documents confidentiels ou qui impriment un nombre prédéfini de copies pour certains types de tâches afin de faire gagner du temps aux employés. Une règle peut également supprimer automatiquement une tâche d'impression si une action interdite est détectée, par exemple l'impression d'un fichier ayant un format spécifié.

Les notifications informent de manière proactive les utilisateurs sur l'état de leurs tâches d'impression et sur l'impact éventuel d'une règle sur une tâche. Les utilisateurs peuvent recevoir des notifications dans un e-mail standard ou, si YSoft SafeQ Client est installé, dans une fenêtre contextuelle sur leur poste de travail.

Les paramètres de notification d'une règle peuvent également spécifier l'exécution d'un script externe. Des scripts externes peuvent être utilisés pour informer les utilisateurs et avertir le système d'impression afin que les administrateurs puissent suivre le nombre et le type de notifications reçues par les utilisateurs. Les administrateurs peuvent ainsi passer en revue le processus de communication avec les utilisateurs et apporter les changements nécessaires.

LE MODULE MOTEUR BASÉ SUR DES RÈGLES EST DISPONIBLE DANS CES PRODUITS Y SOFT

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