PL

Środki i rozliczenia

Organizacje, w których kosztami drukowania, skanowania i kopiowania muszą zostać obciążeni klienci lub w których koszty te trzeba przypisać do projektu, potrzebują metody na dokładną i prostą obsługę księgową. Moduł Środki i rozliczenia przydziela i śledzi koszty. Moduł ten może też zarządzać usługami płatnego drukowania za pomocą kont użytkownika.
Środki i rozliczenia

Zalety

Precyzyjna księgowość do przydzielania rozliczeń

Precyzyjna księgowość do przydzielania rozliczeń

Moduł Środki i rozliczenia śledzi kody rozliczeniowe wprowadzone przez użytkownika, co ułatwia księgowanie i śledzenie czynności. Organizacje mogą używać centrum budżetowania lub kodów klientów do śledzenia kosztów drukowania, skanowania i kopiowania. Urządzenie drukujące można skonfigurować tak, aby wyświetlało listę kodów rozliczeniowych, czyli numerów projektów dostępnych dla użytkownika.

Świadome wybory, mniej odpadów

Świadome wybory, mniej odpadów

Za pomocą modułu Środki i rozliczenia użytkownicy są informowani o szacowanych kosztach każdego zadania drukowania natychmiast po przekazaniu zadania. Informacje te są wyświetlane w oknie komunikatów dla użytkownika. Użytkownik może podjąć bardziej ekonomiczną decyzję dotyczącą danego zadania. Na przykład użytkownik może przed wydrukowaniem postanowić przekształcić zadanie drukowania w kolorze na wydruk w skali szarości lub druk jednostronny na dwustronny.

W przypadku drukowania 3D DeeControl, oprogramowanie tłumaczące model 3D na instrukcje drukowania informuje użytkownika przed drukowaniem o szacowanej ilości materiału, którą zużyje model.

Zarządzanie usługami płatnego drukowania

Zarządzanie usługami płatnego drukowania

Takie organizacje, jak instytucje edukacyjne, biblioteki publiczne lub hotelowe centra biznesowe, które akceptują płatności za wydruki 3D i na papierze oraz usługi kopiowania i skanowania, mogą używać modułu Środki i rozliczenia w połączeniu z naszym automatem płatniczym YSoftw celu automatyzacji ładowania i doładowywania kont użytkowników. Niektóre organizacje przydzielają konkretnym pracownikom lub uczniom środki budżetowe na bezpłatne drukowanie, a opłaty za drukowanie pobierają dopiero po przekroczeniu takiego przydziału. Moduł Środki i rozliczenia można skonfigurować do obsługi takiego modelu, a administrować nim może personel korzystający z aplikacji internetowej do zarządzania kasą.
Przydziały drukowania do kontroli kosztów

Przydziały drukowania do kontroli kosztów

Organizacje chcące osiągnąć maksymalne oszczędności z tytułu zarządzanych usług drukowania (MPS) mogą ustawić limity stron, co zagwarantuje kontrolę kosztów zgodną z zasadami nadzoru na drukowaniem dla posiadanej floty urządzeń wielofunkcyjnych. Administratorzy mogą skonfigurować współużytkowanie lub indywidualne przydziały stron dla użytkowników i centrów kosztów w celu osiągnięcia celów określonych w kontrakcie na zarządzane usługi drukowania.

ŚRODKI I ROZLICZENIA

Moduł Środki i rozliczenia zapewnia również możliwość uzyskania przychodu za pośrednictwem usług płatnego drukowania i dokładnej alokacji oraz odzyskiwania kosztów.

Moduł Środki i rozliczenia oferuje elastyczność i kontrolę nad odzyskiwaniem kosztów drukowania, kopiowania i skanowania. Jest to wygodne, oszczędzające czas i łatwe w użyciu rozwiązanie usług płatnego drukowania, którego użytkownicy są informowani o kosztach zadań, aby umożliwić podejmowanie lepszych decyzji co do użycia w celu redukcji kosztów.

Ten moduł oferuje trzy sposoby obniżania lub odzyskiwania kosztów i zwiększania przychodów:

  • Rozliczaj użytkowników za ich wydruki 3D i papierowe oraz zadania kopiowania i skanowania, aby zachęcić ich do oszczędności.
  • Kody rozliczeniowe można wybrać tak, aby przypisać wykorzystanie usług drukowania do oddzielnych projektów.
  • Koszty zadań drukowania, kopiowania i skanowania mogą zostać włączone do raportów dla administratorów lub przełożonych, którzy mogą wdrożyć środki prowadzące do redukcji odpadów lub kosztów.

Funkcje księgowania

Funkcje księgowania modułu Środki i rozliczenia udostępniają wiele sposobów redukcji kosztów w Twojej organizacji:

  • Administrator może tworzyć cenniki dla konkretnych drukarek, poszczególnych użytkowników i centrów kosztów.
  • Użytkownicy mogą zobaczyć koszty powiązane z ich zadaniami drukowania 3D oraz drukowania na papierze, kopiowania i skanowania. Koszty papieru oraz zadań kopiowania i skanowania można wyświetlić dla użytkownika na urządzeniu wielofunkcyjnym lub na drukarce YSoft be3D podczas pracy z modelami 3D.
  • Kody rozliczeniowe umożliwiają użytkownikom i klientom rozliczanie kosztów druku.
  • Koszty mogą być włączone do raportów systemu YSoft SafeQ wykorzystywanych przez kierownictwo do podejmowania decyzji o tym, czy należy wprowadzić środki ograniczające koszty.

Administrator może określić kody rozliczeniowe, które pozwolą organizacji śledzić koszty w podziale na użytkowników, działy, projekty i centra kosztów oraz zarządzać nimi. Przykładowo jeśli ludzie z różnych działów pracują wspólnie nad wieloma projektami dla różnych klientów, można śledzić koszty druku dla każdego konkretnego klienta i odpowiednio je rozliczać.

Użytkownik może wybrać odpowiedni kod rozliczeniowy dla swojego zadania z aplikacji YSoft SafeQ Client na swoim komputerze lub wybrać kod na drukarce z opcji wyświetlanych na terminalu systemu YSoft SafeQ.

Zarządzanie kodami rozliczeniowymi jest łatwe i może być wykonane zbiorczo:

  • Kody rozliczeniowe można zaimportować z pliku CSV.
  • Kody rozliczeniowe można przypisać do centrum kosztów, eliminując konieczność definiowania kodów dla każdego użytkownika.

Aby jeszcze bardziej ograniczyć koszty, organizacja może radzić sobie z nadmiernym wykorzystaniem, blokując określone zadania drukowania lub przerzucając koszty zadań na użytkownika. Jeśli organizacja jest instytucja edukacyjną, ta funkcjonalność jest prawdopodobnie niezbędna.

Moduł Środki i rozliczenia systemu YSoft SafeQ pozwala organizacji zdefiniować zasady, które uwzględniają limity dla usług bezpłatnych. Odbywa się to poprzez emisję wirtualnych środków, które mogą automatycznie zasilać konto usług drukowania użytkownika w oparciu o wcześniej określone kryteria. W odniesieniu do wykorzystania ponad określony przydział lub w przypadku, gdy organizacja chce pobierać opłaty za usługi, moduł Środki i rozliczenia umożliwia użytkownikom dokonywanie opłat za pośrednictwem indywidualnego konta ze środkami.

Informacja dotycząca możliwej do wykorzystania kwoty jest wyświetlana na terminalach systemu YSoft SafeQ lub w automacie płatniczym YSoft, czyli portalu samoobsługowym.

Gdy użytkownik przekroczy dozwolony przydział, limit wirtualnych środków i każde zakupione środki osobiste, na terminalu wyświetli się powiadomienie.

Cash Desk to aplikacja sieciowa, która pozwala wyznaczonym pracownikom zarządzać kontami użytkowników przez akceptowanie wpłat pieniężnych i przyznawanie środków na konta użytkowników. Aplikacja Cash Desk może być przydatna w Twojej organizacji, jeśli Twoja baza użytkowników jest niewielka i/lub nie wymaga wielu operacji na kontach, np. jeśli wirtualne środki wystarczają do zaspokojenia większości potrzeb użytkowników.

Aplikacja Cash Desk umożliwia wyznaczonemu menedżerowi przyznawanie środków na konto użytkownika, refundowanie środków osobistych lub refundację środków, jeśli zadanie nie zostało prawidłowo zakończone, na przykład w przypadku zacięcia się papieru.

Powiadomienia mogą niezwłocznie informować użytkowników, jeśli ich saldo środków wynosi mniej niż zdefiniowana kwota. Powiadomienie jest generowane, gdy tylko zdefiniowana kwota zostanie osiągnięta, aby użytkownicy mogli szybko doładować swoje konto, a nie w momencie, gdy muszą coś wydrukować albo skopiować. Użytkownicy próbujący skorzystać z usług kopiowania lub drukowania bez wystarczającej ilości środków mogą zostać zablokowani.

Powiadomienia mogą być także wysyłane w celu informowania posiadacza konta o transakcjach. Funkcja ta służy to informowania użytkownika, czy jego konto zostało użyte bez jego wiedzy. Osobiste konta z środkami odzwierciedlają realne środki pieniężne, które mogą zostać użyte w sposób nieuprawniony. Jeśli transakcja nie była autoryzowana, użytkownik może zwrócić się do administratora o zwrot środków na konto.

Dodatkowo w przypadku druku 3D powiadomienia alarmują użytkownika, gdy zadanie drukowania jest niemal ukończone. Powiadomienia dla administratorów drukarki 3D alarmują w przypadku problemu z drukarką (np. brak materiału do druku lub konieczność serwisowania). Wszystkie powiadomienia są w pełni konfigurowalne i mogą zostać skonfigurowane zgodnie z wymaganiami i zasadami organizacji.

W przypadku organizacji o dużym ruchu w zakresie drukowania można ograniczyć koszty administracyjne, dając użytkownikom dostęp do procesów samoobsługowych.

Samoobsługa zapewnia użytkownikom możliwość doładowywania kont za pośrednictwem bramy płatności. Aby doładowywać konta, użytkownicy mogą korzystać z serwisu PayPal lub karty kredytowej. Dodatkowo funkcja samoobsługi może być łatwo integrowana z różnymi innymi dostępnymi obecnie na rynku bramami płatności.

Jeśli Twoja organizacja chce pobierać opłaty za drukowanie 3D i na papierze oraz usługi skanowania i kopiowania, moduł Środki i rozliczenia umożliwia użytkownikom zakup środków osobistych i wykorzystanie ich do płacenia za usługi.

Środki osobiste mogą być także wykorzystywane do zakupu usług w połączeniu z ewentualnym dostępnym limitem wirtualnych środków. Moduł Środki i rozliczenia umożliwia organizacji wybór najbardziej dogodnego sposobu zakupu środków osobistych przez użytkowników: Cash Desk, bramy płatności, vouchery lub samoobsługowy automat płatniczy.

Skutecznym sposobem na ograniczenie kosztów jest uświadomienie użytkownikom, jakie koszty wiążą się z zadaniem drukowania, kopiowania lub skanowania przed jego wykonaniem przez urządzenie wielofunkcyjne lub drukarkę 3D. Aby osiągnąć największy wpływ, szacunki kosztów zadań są prezentowane za pośrednictwem interfejsu urządzenia wielofunkcyjnego lub, w przypadku modelu 3D, szacowane zapotrzebowanie na materiał jest wyświetlane przy użyciu interfejsu drukarki YSoft be3D. Użytkownik może następnie podjąć bardziej ekonomiczną decyzję dotyczącą danego zadania. Użytkownik może na przykład przekonwertować kolorowe zadanie drukowania na czarno-białe przed przystąpieniem do drukowania lub zaprojektować części modelu 3D w celu ich wydruku z większą wydajnością lub w niższej jakości, jeśli jest to pierwszy próbny prototyp.

W niektórych środowiskach wdrożenie aplikacji YSoft SafeQ Client na wszystkich stacjach roboczych nie jest zawsze wykonalne. W takim przypadku użytkownicy widzą szacunki cenowe przy drukarce na interfejsie użytkownika terminalu wbudowanego systemu YSoft SafeQ lub terminalu sprzętowym systemu YSoft SafeQ.

Użytkownicy zazwyczaj wykonują swoje wydruki, kopie i skany z użyciem kilku różnych drukarek. Administrator może skonfigurować odrębne cenniki dla każdego urządzenia wielofunkcyjnego w oparciu o rzeczywiste koszty drukowania, kopiowania i skanowania każdej drukarki. Cena każdego zadania jest obliczana specjalnie dla drukarki, na której wykonywane jest zadanie.

Moduł Środki i rozliczenia systemu YSoft SafeQ pomaga także organizacji zminimalizować pośrednie koszty drukowania. Można przykładowo utworzyć odrębne cenniki dla pracowników, np. dla menedżerów. Cenniki te mogą uwzględniać nie tylko cenę poszczególnych zadań, lecz także czas na zadanie. Tego typu cenniki mogą być także tworzone dla centrów kosztów.

Predefiniowane szablony ułatwiają administratorom tworzenie cenników. Każdy szablon może zostać powiązany z określoną drukarką, użytkownikiem lub centrum kosztów.

Wirtualne środki reprezentują ilość bezpłatnych usług drukowania dostępnych dla użytkownika. Po przypisaniu przez administratora nie mogą zostać wypłacone przez użytkownika i są odpowiednio pomniejszane, tylko jeśli użytkownik drukuje, kopiuje lub skanuje.

Limity wirtualnych środków mogą być tworzone dla pracowników lub uczniów w zakresie usług drukowania na papierze, kopiowania i skanowania.

Aby ograniczyć zadania administracyjne, moduł Środki i rozliczenia systemu YSoft SafeQ pozwala administratorowi zdefiniować okresowe automatyczne doładowywanie, które zapewnia użytkownikom nowe wirtualne środki co określony czas. Niewykorzystane wirtualne środki mogą być przesunięte na kolejny zdefiniowany okres.

Można zautomatyzować proces doładowywania środków przy użyciu voucherów, jeśli organizacja:

  • ma dużą częstotliwość doładowań,
  • nie chce oferować płatności elektronicznych,
  • nie chce zapewniać dedykowanej osoby do obsługi transakcji gotówkowych.

Vouchery to unikatowe kody, rozpowszechniane w formie papierowej lub elektronicznej. Administrator może zdefiniować dużą liczbę voucherów naraz, łatwo wyeksportować je do szablonu i wydrukować na kartach. Karty te są następnie sprzedawane użytkownikom (w automacie lub na recepcji), a użytkownik może użyć ich do samodzielnego drukowania.

Moduły i produkty towarzyszące

Automat płatniczy YSoft SafeQ

To opcjonalne samoobsługowe urządzenie płatnicze używane w połączeniu z modułem Środki i rozliczenia lub drukarką YSoft be3D eDee umożliwia użytkownikom dodawanie środków do konta usług drukowania — urządzenie akceptuje monety i banknoty w wybranej walucie. Automat płatniczy YSoft jest zabezpieczony przed kradzieżą i automatycznie wysyła powiadomienie do administratora, gdy zostanie wykryta próba manipulowania przy nim.

Automatyczne wymuszanie nadzoru nad drukowaniem

Wiele organizacji musi włączać korzystanie z drukowania do swoich zasad ochrony środowiska i obniżania kosztów. Na przykład zasady firmy mogą mówić, że duże dokumenty zawsze pozostają w formacie cyfrowym i nigdy nie są drukowane. Gdy moduł Mechanizm oparty na regułach jest używany wraz z modułem Środki i rozliczenia, administrator może utworzyć regułę, która automatycznie odrzuca takie zadania i wysyła powiadomienie do użytkownika, że jego zadanie zostało odrzucone ze względu na zasady firmy.

The Credit and Billing module is available in these Y Soft products

YSOFT SAFEQ — PLATFORMA ROZWIĄZAŃ DO OBSŁUGI PRZEPŁYWÓW ZADAŃ

YSOFT SAFEQ  — PLATFORMA ROZWIĄZAŃ DO OBSŁUGI PRZEPŁYWÓW ZADAŃ

 

System YSoft SafeQ jest skonstruowany jako platforma. Obecnymi filarami tej platformy są funkcje zarządzania drukowaniem, przechwytywania dokumentów i zarządzania drukowaniem 3D.

Nasze rozwiązania połączone są w pakiety, co zapewnia najlepszy stosunek wartości do ceny. Można jednak kupować oddzielne moduły. Gdy są dodawane dodatkowe moduły lub pakiety oprogramowania, już używane moduły mogą być udostępniane dla nowych funkcji, więc inwestycja jest chroniona.

Na użytkowanie pakietów i modułów platformy YSoft SafeQ można wykupić licencję wieczystą bądź korzystać z nich w ramach elastycznej usługi subskrypcji. System YSoft SafeQ może być wdrażany lokalnie lub jako chmura prywatna bądź hybrydowa.

INTERESUJĄ CIĘ PRODUKTY FIRMY Y SOFT?

Skontaktuj się z nami za pomocą łącza poniżej, aby poznać opcje najlepsze dla Ciebie i Twojej firmy.
Learn how we test Card Readers
Learn how we test Card Readers
Accurate readings increase document security
US