PL

Mechanizm oparty na regułach

Moduł Mechanizm oparty na regułach ma istotne znaczenie dla ograniczania kosztów i odpadów, zapewniając zgodność z wymaganiami nadzoru nad drukowaniem w firmie. Administratorzy mogą elastycznie ustalać reguły pozwalające zaspokoić potrzeby organizacji i użytkowników

Bez względu na to, czy wymagania nadzoru nad drukowaniem organizacji mają na celu redukcję kosztów, zwiększenie bezpieczeństwa czy oszczędność zasobów, mechanizm oparty na regułach zapewnia realizację tych celów.

Mechanizm oparty na regułach

Zalety

Oszczędności

Oszczędności

Administratorzy mogą tworzyć reguły odpowiadające ich zasadom nadzoru nad drukowaniem i zobaczyć rzeczywiste uzyskane oszczędności. Często spotykane reguły oszczędności specyficzne dla danego środowiska drukowania, skanowania i kopiowania obejmują wymuszone drukowanie na jednej lub dwóch stronach arkusza, wymuszone drukowanie czarno-białe i usuwanie niepożądanych zadań drukowania w kolejce. Reguły mogą również zachęcać użytkowników, aby zwracali baczniejszą uwagę na zbędne wydruki. Za pomocą reguł usług drukowania można automatycznie realizować i egzekwować zasady firmy i nadzór nad drukowaniem, zaś raporty pokażą przestrzeganie/oszczędności kosztów łącznie z oszczędnościami na zadaniach, które nigdy nie zostały wydrukowane.
Zwiększone bezpieczeństwo

Zwiększone bezpieczeństwo

Reguły nadzoru nad drukowaniem w przedsiębiorstwie mogą obejmować wymuszane stosowanie środków bezpieczeństwa dla wrażliwych oraz poufnych dokumentów. W celu zagwarantowania zgodności z wymaganiami dotyczącymi zabezpieczeń administratorzy mogą używać modułu Mechanizm oparty na regułach, wymuszając stosowanie znaków wodnych lub innych środków.
Zwiększona efektywność

Zwiększona efektywność

Administratorzy mogą zdefiniować reguły przekazywania zadań — zależnie od typu dokumentu — do urządzenia, które wykona je najtaniej. 200 stron druku czarno-białego można na przykład wydrukować ekonomiczniej na urządzeniu przystosowanym do takich zadań, w którym papier i drukowanie są tańsze. To jeszcze jeden sposób, w jaki system YSoft SafeQ pomaga obniżyć koszty drukowania. Gdy zadania drukowania są przekierowywane na podstawie reguł, użytkownik otrzymuje alert z informacją o urządzeniu wielofunkcyjnym, na którym możliwy jest wydruk.

MECHANIZM OPARTY NA REGUŁACH

Organizacje potrzebują rozwiązania do obsługi przepływów zadań w przedsiębiorstwie, które egzekwuje zasady nadzoru nad usługami drukowania w celu zarządzania kosztami, zwiększenia bezpieczeństwa i zapobiegania powstawaniu odpadów. Mechanizm oparty na regułach systemu YSoft SafeQ udostępnia domyślne reguły i możliwość definiowania nowych reguł. Mechanizm oparty na regułach maksymalizuje skuteczność urządzeń wielofunkcyjnych i innych drukarek sieciowych oraz pomaga zredukować koszty i obciążenie administratorów oraz personelu IT.

Efektywność środowiska drukowania organizacji zależy od trzech czynników:

Zadania drukowania mogą być automatycznie przekierowywane, na przykład do mniejszej drukarki znajdującej się bliżej użytkownika. Reguły umożliwiają również użytkownikom otrzymywanie powiadomień dotyczących zadań drukowania oraz automatyczne uruchamianie skryptów, które ułatwiają i przyspieszają czynności związane z drukowaniem.

Wydajność każdej drukarki zależy od wykorzystania jej do optymalnego oferowania funkcji w ramach całego środowiska drukowania. Przykładowo moduł Mechanizm opart na regułach nie tylko oferuje możliwość automatycznego konwertowania określonych zadań drukowania do skali szarości lub na druk dwustronny, co bezpośrednio przekłada się na oszczędności w drukowaniu, lecz także pozwala na automatyczne przekierowywanie dużych kolorowych zadań do bardziej wydajnych urządzeń wielofunkcyjnych, zapewniając jeszcze większą efektywność oraz wartość dodaną.

Reguły pozwalają administratorom automatycznie kontrolować dostęp do funkcji drukarki oraz dostosować działanie środowiska drukowania do procesów i strategii finansowej organizacji. Na przykład można automatycznie uniemożliwiać drukowanie dużych zadań lub przekierowywać je do najbardziej wydajnej drukarki.

JAK DZIAŁAJĄ REGUŁY

JAK DZIAŁAJĄ REGUŁY

Mechanizm oparty na regułach systemu YSoft SafeQ umożliwia administratorom systemu łatwe tworzenie reguł, które automatycznie powodują wykonanie akcji lub wysłanie powiadomienia. Każda reguła składa się z trzech głównych elementów: wyzwalacza, warunku i akcji. Reguła może też zawierać czwarty element: powiadomienie.

WYZWALACZ

Wyzwalacz określa akcję, która może spowodować wykonanie reguły, i czas, kiedy system YSoft SafeQ ocenia warunki, aby określić, czy reguła powinna zostać wykonana.

Wyzwalacz to pierwsza część reguły definiowanej przez administratora, która określa, co może powodować wykonanie reguły. Każdy z warunków, akcji i powiadomień reguły oraz każda z ich kombinacji może wymagać różnych wyzwalaczy, umożliwiając tworzenie szczegółowych reguł dostosowanych do konkretnych potrzeb organizacji. Moduł Mechanizm opart na regułach systemu YSoft SafeQ pomaga administratorom, prowadząc ich przez proces konfigurowania reguł i uniemożliwiając użycie nieobsługiwanych kombinacji parametrów.

Najpierw administrator wybiera punkt w procesie drukowania, który wyzwala regułę. Reguła może zostać wyzwolona, gdy serwer systemu YSoft SafeQ otrzyma zadanie drukowania z urządzenia użytkownika, np. stacji roboczej, lub z serwera wydruku. Następnie administrator określa sposób, w jaki system YSoft SafeQ przetworzy zadanie, np. przekierowanie zadania do innej kolejki, takiej jak bezpośrednia kolejka na innej, bardziej ekonomicznej drukarce. Administrator może także określić, że reguła powoduje przesłanie powiadomień do aplikacji YSoft SafeQ Client, która wyświetli wyskakujące okienko na stacji roboczej użytkownika dotyczące akcji zastosowanej do zadania drukowania. Wyzwalacz może także spowodować wysłanie powiadomienia po wylogowaniu się użytkownika lub po zmianie stanu zadania.

Następnie administrator określa, co stanie się przed wysłaniem zadania do drukarki. Wyzwalacz może na przykład spowodować odrzucenie zadania lub zastosowanie zmian w zadaniu, jak choćby wymuszenie wydruku czarno-białego zamiast kolorowego. Wyzwalacz może także spowodować odmowę uwierzytelnienia użytkownika na drukarce.

WARUNEK

Gdy reguła zostanie wyzwolona, następuje ocena warunków w celu ustalenia, czy należy wykonać akcję. Gdy dla konkretnej reguły określono wiele warunków, wszystkie z nich muszą być spełnione, aby można było wykonać akcję. Gdy warunki są połączone za pomocą operatorów OR lub AND, można ustawić więcej reguł, a warunki są oceniane zgodnie z ich kolejnością.

WARUNKI DLA AKCJI LUB POWIADOMIEŃ

System YSoft SafeQ udostępnia obszerną listę warunków, które mogą powodować wystąpienie określonych akcji lub wysłanie powiadomień, umożliwiając administratorowi skonfigurowanie reguł spełniających wymagania proceduralne organizacji.

Można skonfigurować reguły dla określonych użytkowników, grup, działów i ról. Reguła może być przykładowo wyzwalana, jeśli zadanie drukowania zostało przesłane przez określonego użytkownika lub określone centrum kosztów.
System YSoft SafeQ może wyzwalać regułę, jeśli zadanie jest wysyłane do określonej drukarki lub określonego rodzaju drukarki. Ponadto można skonfigurować reguły dla określonych serwerów w środowisku systemu YSoft SafeQ.
Zazwyczaj administrator określa regułę dla konkretnych tytułów zadań, w ramach której używane są wyrażenia regularne, aby na ile to możliwe dopasować tytuł do rodzaju zadania. Warunek ten może dotyczyć zadań drukowanych z określonej aplikacji lub specjalnych formatów plików poprzez zdefiniowanie sufiksu (np. plików graficznych TIFF). Reguły mogą także dotyczyć zadań w oparciu o nazwę lub rodzaj kolejki, do której zostały wysłane. Ponadto jako kryteria, które powodują zastosowanie reguły, mogą być użyte tagi, rozmiar zadania, stan, liczba stron, rozmiar stron lub łączna liczba stron drukowanych w określonym przedziale czasu.
YSoft SafeQ może wyzwalać akcje w oparciu o godzinę lub dzień. Można przykładowo ograniczyć drukowanie w weekendy lub poza normalnymi godzinami pracy.

AKCJA

Akcja to część reguły, która definiuje, co system YSoft SafeQ zazwyczaj robi po wyzwoleniu reguły i spełnieniu warunku z zadaniem drukowania, ale nie tylko.

Akcja, która wywiera największy wpływ na oszczędności związane z kosztami drukowania to wymuszenie drukowania dwustronnego. Firma może w oparciu o reguły określić, jakie dokumenty muszą być domyślnie drukowane dwustronnie. Innym działaniem, które zapewnia oszczędności jest automatyczne konwertowanie wydruków kolorowych do skali szarości. Za pomocą tych dwóch prostych akcji firma może wymusić reguły, które przyczyniają się do znaczących oszczędności. Reguły mogą zostać ustawione tak, aby dotyczyły całego środowiska drukowania, podgrupy lub obowiązywać tylko przez określony czas.

Wymuszone drukowanie dwustronne i konwersja do skali szarości to dwa sposoby, dzięki którym mechanizm oparty na regułach systemu YSoft SafeQ ogranicza koszty. Mechanizm oparty na regułach może także pośrednio wpływać na zmniejszenie kosztów poprzez zwiększenie wydajności i produktywności. Przykładowo reguły mogą automatycznie dodawać znak wodny do dokumentów poufnych lub drukować określony zestaw kopii w przypadku konkretnych typów zadań, oszczędzając czas pracowników. Reguły mogą także automatycznie usuwać zadanie drukowania w przypadku wykrycia niedozwolonej akcji, np. jeśli zadanie drukowania dotyczy pliku w określonym formacie.

POWIADOMIENIA

Składnik powiadomień jest ostatnią i opcjonalną częścią konfiguracji reguły. Każda reguła może powodować wysłanie powiadomienia do właściciela zadania drukowania i/lub innych osób. Dostępne są różne typy powiadomień.

Powiadomienia informują proaktywnie użytkownika o stanie jego zadania drukowania oraz o tym, w jaki sposób zastosowanie reguły mogło wpłynąć na zadanie. Użytkownicy mogą otrzymywać powiadomienia w standardowej wiadomości e-mail lub, jeśli używana jest aplikacja YSoft SafeQ Client, w wyskakującym okienku na stacji roboczej.

Ustawienia reguły powiadomień mogą także określać uruchamianie zewnętrznego skryptu. Zewnętrzne skrypty mogą być używane do informowania użytkowników i powiadamiania systemu drukowania, aby administratorzy mogli śledzić liczbę i rodzaj powiadomień, które otrzymują użytkownicy. Pozwala to administratorom ocenić proces i dokonać koniecznych zmian w komunikacji do użytkowników.

YSOFT SAFEQ — PLATFORMA ROZWIĄZAŃ DO OBSŁUGI PRZEPŁYWÓW ZADAŃ

YSOFT SAFEQ  — PLATFORMA ROZWIĄZAŃ DO OBSŁUGI PRZEPŁYWÓW ZADAŃ

 

System YSoft SafeQ jest skonstruowany jako platforma. Obecnymi filarami tej platformy są funkcje zarządzania drukowaniem, przechwytywania dokumentów i zarządzania drukowaniem 3D.

Nasze rozwiązania połączone są w pakiety, co zapewnia najlepszy stosunek wartości do ceny. Można jednak kupować oddzielne moduły. Gdy są dodawane dodatkowe moduły lub pakiety oprogramowania, już używane moduły mogą być udostępniane dla nowych funkcji, więc inwestycja jest chroniona.

Na użytkowanie pakietów i modułów platformy YSoft SafeQ można wykupić licencję wieczystą bądź korzystać z nich w ramach elastycznej usługi subskrypcji. System YSoft SafeQ może być wdrażany lokalnie lub jako chmura prywatna bądź hybrydowa.

THE RULE-BASED ENGINE MODULE IS AVAILABLE IN THESE Y SOFT PRODUCTS

INTERESUJĄ CIĘ PRODUKTY FIRMY Y SOFT?

Skontaktuj się z nami za pomocą łącza poniżej, aby poznać opcje najlepsze dla Ciebie i Twojej firmy.
Learn how we test Card Readers
Learn how we test Card Readers
Accurate readings increase document security
US