PL

Środki i rozliczenia

Organizacje, w których kosztami drukowania, skanowania i kopiowania muszą zostać obciążeni klienci lub w których koszty te trzeba przypisać do projektu, potrzebują metody na dokładną i prostą obsługę księgową. Moduł Środki i rozliczenia przydziela i śledzi koszty. Moduł ten może też zarządzać usługami płatnego drukowania za pomocą kont użytkownika.

Administrator może określić kody rozliczeniowe, które pozwolą organizacji śledzić koszty w podziale na użytkowników, działy, projekty i centra kosztów oraz zarządzać nimi. Przykładowo jeśli ludzie z różnych działów pracują wspólnie nad wieloma projektami dla różnych klientów, można śledzić koszty druku dla każdego konkretnego klienta i odpowiednio je rozliczać.

Użytkownik może wybrać odpowiedni kod rozliczeniowy dla swojego zadania z aplikacji YSoft SAFEQ Client na swoim komputerze lub wybrać kod na drukarce z opcji wyświetlanych na terminalu systemu YSoft SAFEQ.

Zarządzanie kodami rozliczeniowymi jest łatwe i może być wykonane zbiorczo:

  • Kody rozliczeniowe można zaimportować z pliku CSV.
  • Kody rozliczeniowe można przypisać do centrum kosztów, eliminując konieczność definiowania kodów dla każdego użytkownika.

Aby jeszcze bardziej ograniczyć koszty, organizacja może radzić sobie z nadmiernym wykorzystaniem, blokując określone zadania drukowania lub przerzucając koszty zadań na użytkownika. Jeśli organizacja jest instytucja edukacyjną, ta funkcjonalność jest prawdopodobnie niezbędna.

Moduł Środki i rozliczenia systemu YSoft SAFEQ pozwala organizacji zdefiniować zasady, które uwzględniają limity dla usług bezpłatnych. Odbywa się to poprzez emisję wirtualnych środków, które mogą automatycznie zasilać konto usług drukowania użytkownika w oparciu o wcześniej określone kryteria. W odniesieniu do wykorzystania ponad określony przydział lub w przypadku, gdy organizacja chce pobierać opłaty za usługi, moduł Środki i rozliczenia umożliwia użytkownikom dokonywanie opłat za pośrednictwem indywidualnego konta ze środkami.

Informacja dotycząca możliwej do wykorzystania kwoty jest wyświetlana na terminalach systemu YSoft SAFEQ lub w automacie płatniczym YSoft, czyli portalu samoobsługowym.

Gdy użytkownik przekroczy dozwolony przydział, limit wirtualnych środków i każde zakupione środki osobiste, na terminalu wyświetli się powiadomienie.

Cash Desk to aplikacja sieciowa, która pozwala wyznaczonym pracownikom zarządzać kontami użytkowników przez akceptowanie wpłat pieniężnych i przyznawanie środków na konta użytkowników. Aplikacja Cash Desk może być przydatna w Twojej organizacji, jeśli Twoja baza użytkowników jest niewielka i/lub nie wymaga wielu operacji na kontach, np. jeśli wirtualne środki wystarczają do zaspokojenia większości potrzeb użytkowników.

Aplikacja Cash Desk umożliwia wyznaczonemu menedżerowi przyznawanie środków na konto użytkownika, refundowanie środków osobistych lub refundację środków, jeśli zadanie nie zostało prawidłowo zakończone, na przykład w przypadku zacięcia się papieru.

Powiadomienia mogą niezwłocznie informować użytkowników, jeśli ich saldo środków wynosi mniej niż zdefiniowana kwota. Powiadomienie jest generowane, gdy tylko zdefiniowana kwota zostanie osiągnięta, aby użytkownicy mogli szybko doładować swoje konto, a nie w momencie, gdy muszą coś wydrukować albo skopiować. Użytkownicy próbujący skorzystać z usług kopiowania lub drukowania bez wystarczającej ilości środków mogą zostać zablokowani.

Powiadomienia mogą być także wysyłane w celu informowania posiadacza konta o transakcjach. Funkcja ta służy to informowania użytkownika, czy jego konto zostało użyte bez jego wiedzy. Osobiste konta z środkami odzwierciedlają realne środki pieniężne, które mogą zostać użyte w sposób nieuprawniony. Jeśli transakcja nie była autoryzowana, użytkownik może zwrócić się do administratora o zwrot środków na konto.

Dodatkowo w przypadku druku 3D powiadomienia alarmują użytkownika, gdy zadanie drukowania jest niemal ukończone. Powiadomienia dla administratorów drukarki 3D alarmują w przypadku problemu z drukarką (np. brak materiału do druku lub konieczność serwisowania). Wszystkie powiadomienia są w pełni konfigurowalne i mogą zostać skonfigurowane zgodnie z wymaganiami i zasadami organizacji.

W przypadku organizacji o dużym ruchu w zakresie drukowania można ograniczyć koszty administracyjne, dając użytkownikom dostęp do procesów samoobsługowych.

Samoobsługa zapewnia użytkownikom możliwość doładowywania kont za pośrednictwem bramy płatności. Aby doładowywać konta, użytkownicy mogą korzystać z serwisu PayPal lub karty kredytowej. Dodatkowo funkcja samoobsługi może być łatwo integrowana z różnymi innymi dostępnymi obecnie na rynku bramami płatności.

Jeśli Twoja organizacja chce pobierać opłaty za drukowanie 3D i na papierze oraz usługi skanowania i kopiowania, moduł Środki i rozliczenia umożliwia użytkownikom zakup środków osobistych i wykorzystanie ich do płacenia za usługi.

Środki osobiste mogą być także wykorzystywane do zakupu usług w połączeniu z ewentualnym dostępnym limitem wirtualnych środków. Moduł Środki i rozliczenia umożliwia organizacji wybór najbardziej dogodnego sposobu zakupu środków osobistych przez użytkowników: Cash Desk, bramy płatności, vouchery lub samoobsługowy automat płatniczy.

Skutecznym sposobem na ograniczenie kosztów jest uświadomienie użytkownikom, jakie koszty wiążą się z zadaniem drukowania, kopiowania lub skanowania przed jego wykonaniem przez urządzenie wielofunkcyjne lub drukarkę 3D. Aby osiągnąć największy wpływ, szacunki kosztów zadań są prezentowane za pośrednictwem interfejsu urządzenia wielofunkcyjnego lub, w przypadku modelu 3D, szacowane zapotrzebowanie na materiał jest wyświetlane przy użyciu interfejsu drukarki YSoft be3D. Użytkownik może następnie podjąć bardziej ekonomiczną decyzję dotyczącą danego zadania. Użytkownik może na przykład przekonwertować kolorowe zadanie drukowania na czarno-białe przed przystąpieniem do drukowania lub zaprojektować części modelu 3D w celu ich wydruku z większą wydajnością lub w niższej jakości, jeśli jest to pierwszy próbny prototyp.

W niektórych środowiskach wdrożenie aplikacji YSoft SAFEQ Client na wszystkich stacjach roboczych nie jest zawsze wykonalne. W takim przypadku użytkownicy widzą szacunki cenowe przy drukarce na interfejsie użytkownika terminalu wbudowanego systemu YSoft SAFEQ lub terminalu sprzętowym systemu YSoft SAFEQ.

Użytkownicy zazwyczaj wykonują swoje wydruki, kopie i skany z użyciem kilku różnych drukarek. Administrator może skonfigurować odrębne cenniki dla każdego urządzenia wielofunkcyjnego w oparciu o rzeczywiste koszty drukowania, kopiowania i skanowania każdej drukarki. Cena każdego zadania jest obliczana specjalnie dla drukarki, na której wykonywane jest zadanie.

Moduł Środki i rozliczenia systemu YSoft SAFEQ pomaga także organizacji zminimalizować pośrednie koszty drukowania. Można przykładowo utworzyć odrębne cenniki dla pracowników, np. dla menedżerów. Cenniki te mogą uwzględniać nie tylko cenę poszczególnych zadań, lecz także czas na zadanie. Tego typu cenniki mogą być także tworzone dla centrów kosztów.

Predefiniowane szablony ułatwiają administratorom tworzenie cenników. Każdy szablon może zostać powiązany z określoną drukarką, użytkownikiem lub centrum kosztów.

Wirtualne środki reprezentują ilość bezpłatnych usług drukowania dostępnych dla użytkownika. Po przypisaniu przez administratora nie mogą zostać wypłacone przez użytkownika i są odpowiednio pomniejszane, tylko jeśli użytkownik drukuje, kopiuje lub skanuje.

Limity wirtualnych środków mogą być tworzone dla pracowników lub uczniów w zakresie usług drukowania na papierze, kopiowania i skanowania.

Aby ograniczyć zadania administracyjne, moduł Środki i rozliczenia systemu YSoft SAFEQ pozwala administratorowi zdefiniować okresowe automatyczne doładowywanie, które zapewnia użytkownikom nowe wirtualne środki co określony czas. Niewykorzystane wirtualne środki mogą być przesunięte na kolejny zdefiniowany okres.

Można zautomatyzować proces doładowywania środków przy użyciu voucherów, jeśli organizacja:

  • ma dużą częstotliwość doładowań,
  • nie chce oferować płatności elektronicznych,
  • nie chce zapewniać dedykowanej osoby do obsługi transakcji gotówkowych.

Vouchery to unikatowe kody, rozpowszechniane w formie papierowej lub elektronicznej. Administrator może zdefiniować dużą liczbę voucherów naraz, łatwo wyeksportować je do szablonu i wydrukować na kartach. Karty te są następnie sprzedawane użytkownikom (w automacie lub na recepcji), a użytkownik może użyć ich do samodzielnego drukowania.

The Credit and Billing module is available in these Y Soft products

INTERESUJĄ CIĘ PRODUKTY FIRMY Y SOFT?

Skontaktuj się z nami za pomocą łącza poniżej, aby poznać opcje najlepsze dla Ciebie i Twojej firmy.
YSoft SAFEQ Breeze Beta
YSoft SAFEQ Breeze Beta

SMB can now lose the IT hassle of supporting print services.

US