Situace
Účetní kancelář přijímá tištěné dokumenty od mnoha klientů. To se děje po celý rok, nicméně když se blíží termíny podání daňového přiznání, mohou objemy narůst, přičemž je důležité podat daňové přiznání včas.
Řešení
Předdefinované skenovací workflow YSoft SafeQ dostupné prostřednictvím multifunkčního zařízení (MFD) skenuje a automaticky směruje dokumenty do správné klientské složky a informuje zodpovědného účetního na základě čísla daňového souboru zákazníka uloženého v čárovém kódu.
Workflow
Eva, recepční v účetní kanceláři, odešle klientovi žádost o podpůrnou daňovou dokumentaci. Eva přidá pokyny a titulní list s čárovým kódem, který k žádosti přiloží DIČ klienta.
O pár dní později obdrží Eva od klienta obálku obsahující požadovanou dokumentaci a titulní list s čárovým kódem. Eva potřebuje mít jistotu, že zodpovědný účetní, který vyřizuje daňové přiznání klienta, obdrží dokumenty a tyto dokumenty budou uloženy do správné složky klienta.
Eva se použitím své ID karty přihlásí u libovolného MFD v kanceláři, vybere předdefinované skenovací workflow na MFD a oskenuje veškerou podpůrnou dokumentaci. Dokumenty jsou automaticky ukládány do složek podle čísla daňového souboru klienta uloženého v čárovém kódu.
Účetní, který zodpovídá za daňové přiznání, obdrží e-mailem oznámení, že podpůrná dokumentace je dispozici v souboru klienta, a je tedy možné dokončit daňové přiznání.