Zatím jste ještě neudělili žádný souhlas.
CZ

Jazyk

Přidání stránek na začátek stávajícího souboru – soubory bezpečnostního auditu

Situace

Banka má 50 poboček. Každý týden provádí bezpečnostní pracovník pobočky revizi pracoviště a výsledný formulář se záznamem o revizi odesílá digitálně do centrály jako přílohu elektronické pošty. Centrála tak přijímá každý týden 50 těchto dokumentů, což znamená 2600 dokumentů přijatých elektronickou poštou za rok. Každou zprávu je třeba otevřít a přílohu přejmenovat a uložit do zabezpečeného úložiště.

Vedení banky by dalo přednost jedinému digitálnímu dokumentu pro každou pobočku, který by byl každý týden automaticky a bezpečně aktualizován bezpečnostním pracovníkem dané pobočky. Výsledný dokument pak může sloužit jako protokol historie revizí dané pobočky.

Řešení

Je vytvořeno skenovací workflow pro revizní zprávy pobočky. Bezpečnostní pracovník každé pobočky dostane práva přístupu prostřednictvím multifunkčního zařízení. Workflow je navrženo tak, že vyžaduje vstup uživatele. V tomto případě vyhledá bezpečnostní pracovník v síťovém souborovém systému složku s protokolem revize pro jeho pobočku. Workflow je nadefinováno tak, že nově oskenovaný soubor se připojí na začátek vybraného dokumentu PDF. Jinými slovy, každý nově oskenovaný dokument bude připojen jako nová stránka na začátek stávajícího dokumentu. Workflow je rovněž nakonfigurováno tak, aby odesílalo e-mail do centrály při každé změně stávajícího dokumentu.

Workflow

Radka, která pracuje jako bezpečnostní pracovník, ověří svou totožnost u libovolného multifunkčního zařízení na pobočce přiložením své ID karty. Vybere z nabídky workflow pro skenování revizních protokolů. Workflow Radku vyzve, aby vyhledala a vybrala složku pro její pobočku. Ve složce Radka vybere stávající dokument.

Vloží dokumenty do podavače MFD a spustí workflow, které oskenuje revizní dokumenty za daný týden.

Workflow automaticky zpracuje nové snímky a zkonvertuje je na PDF dokumenty, které připojí jako nové stránky na začátek stávajícího dokumentu.

Vedoucí bezpečnosti v centrále dostane e-mailem oznámení o tom, že revizní protokol byl aktualizován.

US