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CORE WORKFLOWS

Mit Core Workflows werden Dokumente mit grundlegender Verarbeitung sowie Formatierung digitalisiert und sich an vordefinierte Ziele geschickt. Durch die Erstellung von automatisierten Scanworkflows für wiederkehrende, papierbasierte Aufgaben wird die Produktivität gesteigert.

CORE WORKFLOWS

Vorteile

Vereinfachte Scanerfassung

Vereinfachte Scanerfassung

Scannen ist manchmal ziemlich kompliziert, da die Benutzer aus vielen Parametern wählen und durch verschiedene Menüs navigieren müssen. Mit automatisierten Scanworkflows ist es möglich, diesen Prozess auf einen Klick zu reduzieren, indem solche Einstellungen vordefiniert werden. Die vereinfachte Scanerfassung verbessert die Produktivität, die Präzision und die Konsistenz der gescannten Dokumente.

Schnelle und sichere Verarbeitung und Bereitstellung

Schnelle und sichere Verarbeitung und Bereitstellung

Die Dokumente werden automatisch gemäß den im Workflow definierten Einstellungen verarbeitet, wodurch eine komplizierte Entscheidungsfindung für den Benutzer entfällt. Durch automatisierte Scanworkflows wird das Bereitstellen von digitalen Dokumenten festgelegt, damit Scans immer sofort und sicher an den richtigen Ort gesendet werden. Dies kann ein Netzwerkordner, eine E-Mail, ein Cloudrepository oder die Anwendung eines Drittanbieters sein. Skripts ermöglichen weitere Anpassungen bei vordefinierten Bereitstellungsorten.

Einfache IT-Verwaltung für Scanworkflows

Einfache IT-Verwaltung für Scanworkflows

Im Gegensatz zu anderen Dokumenterfassungslösungen (Scanlösungen) automatisiert Y Soft viele Funktionen für IT-Administratoren. Über die intuitive Verwaltungsoberfläche erstellen und steuern Administratoren auf Gruppen- und Benutzerebene alle Scanworkflows im gesamten Unternehmen. Einzelpersonen sehen nur die Workflows, zu deren Verwendung sie berechtigt sind. Dadurch wird die Verwendung schnell, einfach und sicher.

DIE VORTEILE VON AUTOMATISIERTEN WORKFLOWS

DIE VORTEILE VON AUTOMATISIERTEN WORKFLOWS

Mit Core Workflows werden Dokumente mit grundlegender Verarbeitung und Formatierung gescannt und an verschiedene Ziele geschickt. Außerdem enthalten sie eine Barcode-Kennzeichnung. Ziele umfassen das Senden per E-Mail, das Senden an freigegebene Netzwerkordner, das Speichern als Skript für benutzerdefinierte Ziele und das Senden an vordefinierte Drittanbieterziele mithilfe von YSoft SafeQ-Konnektoren.

So funktionieren automatisierte Scanworkflows im Modul Core Workflows

Core Workflows bestehen aus drei Hauptphasen – Dokumenterfassung, Dokumentenverarbeitung und Dokumentbereitstellung:

  • Wenn sich ein Benutzer bei einem Druckgerät anmeldet, werden ihm die Workflows angeboten, die der Administrator seinem Auftrag zugewiesen hat. Durch diese personalisierte Nutzung wird die Aufgabe zusätzlich vereinfacht.
  • Scanqualitätseinstellungen wie Schwarz-Weiß oder Farbdruck lassen sich festlegen.
  • Ein Suchdienst für Ordner über das Bedienfeld des Druckgeräts wird unterstützt.
  • Legt das digitale Scanausgabeformat fest: PDF, Kompakte PDF, JPEG, TIFF, Mehrseitige TIFF
  • 1D-Barcodeunterstüzung zum Lesen von Werten aus Dokumentenbarcodes als Metadaten
  • Scannen und in Netzwerkordner speichern
  • Scannen und als E-Mail senden
  • Scannen und als Skript speichern
  • Scannen und an Microsoft SharePoint 2010/2013 senden
  • Scannen und an DropBox Business und Dropbox Enterprise senden
  • Zugriff auf eine wachsende Auswahl an Konnektoren für Drittanbietersysteme oder proprietäre Systeme bestimmter Branchen (z. B. Gesundheitswesen, Finanzbranche, Rechtsbranche)
  • Sichere Dokumentübermittlung und -zustellung
  • Benachrichtigungen über den Zustellungsstatus

Das Modul Advanced Workflows umfasst alle oben aufgeführten Core Workflows-Funktionen sowie weitere Funktionen.

Hinweis: In früheren Versionen von YSoft SafeQ wurde dieses Modul als Scan-Verwaltung bezeichnet. Im Scan-Verwaltungsmodul sind zur Dokumentzustellung lediglich die Funktionen „Scannen und in Ordner speichern“, „Scannen und als E-Mail senden“ und „Scannen und als Skript speichern“ verfügbar. Zudem sind keine weiteren Funktionen für die Dokumenterfassung oder -verarbeitung verfügbar.

Core Workflows sind mit diesen Lösungen von Y Soft verfügbar:

YSOFT SAFEQ – EINE WORKFLOWLÖSUNGSPLATTFORM

YSOFT SAFEQ – EINE WORKFLOWLÖSUNGSPLATTFORM

 

YSoft SafeQ wurde als Plattform entwickelt. Heute basiert die Plattform auf den drei Säulen Druckverwaltung, Dokumenterfassung und 3D-Druckverwaltung.

Unsere Lösungen sind in Suiten verpackt und bieten maximalen Wert. Die Module sind jedoch auch einzeln erhältlich. Damit Ihre Investition sich lohnt, können bereits verwendete Module auch für die neuen Funktionen freigegeben werden, wenn zusätzliche Module oder Softwaresuites hinzugefügt werden.

Die Suiten oder Module der YSoft SafeQ-Plattform werden als Dauerlizenzen oder als flexibler Abonnementservice angeboten. YSoft SafeQ kann lokal oder in der Cloud (Private oder Hybrid Cloud) bereitgestellt werden.

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