FR

Crédit et facturation

Les organisations dont les coûts d'impression, de numérisation et de copie doivent être facturés aux clients ou imputés à un projet particulier doivent disposer d'un système de comptabilisation précis et simple. Le module Crédit et facturation assure la répartition et le suivi des coûts. Le module prend également en charge la création de comptes d'utilisateur pour gérer les services payants.

L'administrateur peut configurer des codes de facturation pour permettre à votre organisation de gérer et de suivre les coûts par utilisateur, service, projet ou centre de coûts. Par exemple, quand les employés de différents services collaborent sur plusieurs projets pour des clients distincts, vous pouvez suivre les coûts d'impression associés à chaque client et les facturer en conséquence.

L'utilisateur peut choisir le code de facturation approprié quand il envoie une tâche d'impression à partir de YSoft SafeQ Client sur son PC ou sélectionner le code parmi les options affichées sur un terminal YSoft SafeQ connecté à une imprimante.

La gestion des codes de facturation est simple et peut être effectuée en bloc :

  • Les codes de facturation peuvent être importés à partir d'un fichier CSV.
  • Les codes de facturation peuvent être affectés à un centre de coûts, ce qui évite de définir des codes pour chaque utilisateur.

Pour réduire les coûts résultant d'une utilisation excessive, votre organisation peut bloquer certaines tâches d'impression ou les facturer à l'utilisateur. Si vous travaillez dans un établissement d'enseignement, cette capacité est probablement essentielle.

Le module Crédit et facturation YSoft SafeQ permet à votre organisation de définir des stratégies incluant des quotas de services gratuits. L'utilisateur reçoit un crédit virtuel qui peut réapprovisionner automatiquement son compte de services d'impression à des intervalles prédéterminés. Si l'utilisateur dépasse le quota ou si votre organisation souhaite facturer des services, le module Crédit et facturation permet aux utilisateurs de recourir à un compte de crédit personnel pour payer les services qu'il utilise.

Des informations sur le montant que l'utilisateur peut dépenser sont indiquées sur les terminaux YSoft SafeQ ou dans le terminal de paiement YSoft, un portail en libre-service.

Quand un utilisateur dépasse le quota autorisé, la limite de crédit virtuel et tout crédit personnel acheté, une notification s'affiche sur le terminal.

Cash Desk est une application web de gestion de comptes d'utilisateurs qui permet à un employé désigné d'accepter des espèces et d'appliquer le crédit au compte correspondant. Cash Desk peut convenir à votre organisation si elle compte peu d'utilisateurs et/ou si de nombreuses opérations de compte ne sont pas nécessaires, par exemple si le crédit virtuel est suffisant pour répondre aux besoins de la plupart des utilisateurs.

Cash Desk permet au responsable désigné d'appliquer un crédit au compte d'un utilisateur, de rembourser un crédit personnel ou de procéder à un remboursement si une tâche n'a pas été menée à bien (par exemple en cas de bourrage papier).

Les notifications permettent d'informer immédiatement les utilisateurs si leur solde créditeur est inférieur à un montant défini. Une notification est envoyée dès que le montant défini est atteint. Les utilisateurs peuvent ainsi réapprovisionner leur compte immédiatement, et non au moment où ils ont besoin d'imprimer ou de copier un document. Les utilisateurs qui tentent d'utiliser des services d'impression et de copie avec un solde créditeur insuffisant peuvent être bloqués.

Des notifications peuvent également être envoyées pour informer le titulaire du compte des transactions effectuées. Un utilisateur peut ainsi être alerté si son compte a été utilisé à son insu. Les comptes de crédit personnels représentent des sommes d'argent réelles qui peuvent faire l'objet d'une utilisation non autorisée. Si une transaction n'a pas été autorisée, l'utilisateur peut demander à l'administrateur de restituer le montant non autorisé sur son compte.

Dans le cadre de l'impression 3D, les utilisateurs peuvent recevoir une notification quand leur tâche d'impression est presque terminée. Les administrateurs d'imprimantes 3D peuvent également être avertis en cas de problème (filament épuisé, entretien, etc.). Toutes les notifications sont personnalisables et peuvent être configurées en fonction des stratégies et des besoins de votre organisation.

Les organisations dont le trafic sur le système d'impression est élevé peuvent réduire leurs coûts administratifs en établissant un processus accessible aux utilisateurs en libre-service.

Ce processus en libre-service permet aux utilisateurs de réapprovisionner leur compte au moyen d'une passerelle de paiement. Les utilisateurs peuvent utiliser PayPal ou une carte de crédit pour réapprovisionner leur compte. De plus, le processus en libre-service peut être facilement intégré à d'autres passerelles de paiement disponibles sur le marché.

Si votre organisation souhaite facturer ses services (impression papier et 3D, numérisation et copie), le module Crédit et facturation permet aux utilisateurs de créditer un compte personnel et de s'en servir pour payer des services.

Un compte de crédit personnel peut également être utilisé pour acheter des services conjointement à un quota de crédit virtuel disponible. Le module Crédit et facturation prend en charge plusieurs systèmes de gestion de comptes de crédit personnel. Votre organisation peut choisir le plus pratique pour les utilisateurs : Cash Desk, passerelles de paiement, bons d'achat ou terminaux de paiement en libre-service.

Pour réduire les coûts, un moyen efficace consiste à sensibiliser les utilisateurs aux coûts engendrés par les opérations d'impression, de copie ou de numérisation avant même leur exécution sur le périphérique multifonctions ou l'imprimante 3D. Pour maximiser l'impact, l'estimation du coût d'une tâche est indiquée sur l'interface du périphérique multifonctions. Dans le cas d'un modèle 3D, l'estimation de la quantité de filament requise est indiquée sur l'interface de l'imprimante YSoft be3D. L'utilisateur peut donc prendre une décision avisée sur la suite à donner à sa tâche d'impression. Par exemple, il peut choisir de convertir une tâche d'impression couleur en niveaux de gris avant de l'imprimer. Il peut aussi choisir d'imprimer les pièces d'un modèle 3D plus efficacement ou avec une qualité inférieure s'il s'agit d'un prototype.

Dans certains environnements, il est impossible de déployer YSoft SafeQ Client sur les postes de travail Dans ce cas, les estimations de coût sont indiquées sur l'interface utilisateur de YSoft SafeQ Terminal Embedded ou du terminal matériel Y Soft.

Les utilisateurs réalisent généralement leurs opérations d'impression, de copie et de numérisation sur des imprimantes différentes. L'administrateur peut configurer une liste de prix différente pour chaque périphérique multifonctions en fonction des coûts réels d'impression, de copie et de numérisation associés à une imprimante spécifique. Le prix de chaque tâche est comptabilisé et affecté à l'imprimante ayant effectué la tâche.

Le module Crédit et facturation YSoft SafeQ aide également votre organisation à minimiser les coûts indirects d'impression. Des listes de prix distinctes peuvent être créées pour les employés, notamment les responsables. Ces listes de prix peuvent tenir compte non seulement du prix de chaque tâche, mais aussi du temps nécessaire à la réalisation de la tâche. Une telle liste de prix peut également être créée pour des centres de coûts.

Les modèles prédéfinis permettent aux administrateurs de créer facilement des listes de prix. Chaque modèle peut être lié à une imprimante, à un utilisateur ou à un centre de coûts spécifique.

Le crédit virtuel correspond à la quantité de services d'impression gratuits dont dispose l'utilisateur. Un utilisateur se voyant attribuer un crédit virtuel par un administrateur ne peut pas le supprimer. Le montant du crédit virtuel est réduit en fonction des tâches d'impression, de copie ou de numérisation réalisées par l'utilisateur.

Des quotas de crédit virtuel peuvent être créés pour des employés ou des étudiants pour les services d'impression papier, de copie et de numérisation.

Dans le but de réduire les tâches administratives, le module Crédit et facturation YSoft SafeQ permet à l'administrateur de définir des recharges automatiques périodiques qui offrent aux utilisateurs un nouveau crédit virtuel à des intervalles définis. Tout crédit virtuel non utilisé peut être transféré à la prochaine période définie.

Vous pouvez automatiser le processus de recharge du crédit au moyen de bons si votre organisation :

  • Gère un trafic de recharge important.
  • Ne souhaite pas offrir le paiement électronique.
  • Ne souhaite pas avoir une personne dédiée qui gère les transactions en espèces.

Les bons sont des codes uniques distribués au format papier ou électronique. Un administrateur peut définir un grand nombre de bons en même temps, les exporter facilement vers un modèle et les imprimer sur des cartes. Ces cartes sont ensuite vendues aux utilisateurs (par le biais d'un distributeur automatique ou d'un employé), et les utilisateurs peuvent les échanger pour imprimer en libre-service.

Le module Crédit et facturation est disponible dans ces produits Y Soft

LES PRODUITS Y SOFT VOUS INTÉRESSENT ?

Contactez-nous à l'aide du lien ci-dessous pour que nous puissions vous indiquer les options les mieux adaptées à vos besoins et à ceux de votre entreprise.
YSoft SAFEQ Breeze Beta
YSoft SAFEQ Breeze Beta

SMB can now lose the IT hassle of supporting print services.

US